QMB Infobrief Nr. 11 | Der Auditauftrag mit Download

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Der Alltag hat uns längst eingeholt, dennoch möchte ich es nicht versäumen, Ihnen ein gutes 2014 zu wünschen.

Im Oktober habe ich Ihnen mit dem QMB Infobrief Nr. 8 eine Datei zum Auditprogramm zur Verfügung gestellt. Heute möchte ich Ihnen eine weitere Datei zur Verfügung stellen, um Ihre internen und Lieferanten-Audits besser zu organisieren.

Beste Grüße

Ihre Elke Meurer

QMB Infobrief DownloadDer Auditauftrag

Im Download-Bereich finden Sie die Datei „Auditauftrag“. Nachfolgende Erklärungen beziehen sich auf Rubriken dieses Formulars. Manche Rubriken sind selbsterklärend bzw. im Formular kommentiert (blaue Kursivschrift). Sie dürfen diese Datei gerne zu eigenen Zwecken nutzen bzw. erweitern.

 Auditauftrag mit wichtigen Informationen

Der Auftrag beginnt mit den formellen Aspekten, die aus den Plänen hervorgehen: Auditdatum und Uhrzeit. Datum und Uhrzeit sind bereits von Ihnen mit dem zu auditierenden Bereich bzw. dem Lieferanten abgesprochen. Geben Sie zudem an wie viel Zeit für das Audit insgesamt eingeplant ist (Dauer).

In Ihrer Verfahrensanweisung „Interne Audits“ haben Sie geregelt, bis wann der Auditleiter Ihnen den Auditbericht vorlegen soll. Dabei handelt es sich in der Regel um eine allgemeine Formulierung wie „innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Auditabschluss“. Daraus lässt sich der jeweils individuelle Abgabetermin berechnen. In diesem Auditauftrag legen Sie das eindeutige Datum fest. Somit vermeiden Sie von Beginn an Verwirrung beim Ausrechnen des Termins.

Benennen Sie Zuständigkeiten

Benennen Sie den Auditleiter namentlich in diesem Auftrag. Erwähnen Sie zudem alle für dieses eine Audit vorgesehenen Auditoren und Fachexperten. Der Auditleiter gewinnt Übersicht, wenn Sie hier zusätzlich die Fachkenntnisse der Personen erwähnen.

Der Ansprechpartner vor Ort

Der Auditleiter muss wissen, an wen er sich im zu auditierenden Bereich oder beim Lieferanten wenden kann. Als Kontaktdaten benötigt der Auditleiter Telefon- oder Handynummer und ggf. Zimmernummer. Eine Mailadresse ist zweckmäßig. Die Kontaktdaten sollten Sie unbedingt auf Korrektheit prüfen. In der Regel nimmt ein Auditor vor dem Termin noch einmal persönlich Kontakt auf.

Auditziele dieses Audits

Das oder die vereinbarten Auditziele werden im Auftrag formuliert. Berücksichtigen Sie an dieser Stelle bitte Auditwünsche aus einzelnen Abteilungen. Wenn Sie also im Vorgespräch feststellen, dass der Bereich gerne ein Feedback des Auditors zu einem veränderten Prozess hätte, notieren Sie dies hier. Kennzeichnen Sie für den Auditor, dass es sich im Grunde um eine interne Dienstleistung und nicht um einen sonstigen Anlass handelt.

Bisherige Auditergebnisse und kritische Punkte

Wenn der Lieferant oder die Abteilung bereits auditiert wurde, ist eine kurze Information zu wichtigen Aspekten für das kommende Audit hilfreich. Heben Sie dabei kritische Aspekte besonders hervor.

Informationen zu vergangenen Audits

Es sind im Auftrags-Formular zwei Bereiche zu vergangenen Audits vorgesehen. Zunächst sind genaue Hinweise auf das zuletzt durchgeführte interne Audit möglich. Die Informationen sind beim Wechsel des Auditleiters oder -teams sehr sinnvoll. So kann der Auditleiter zum Beispiel den letzten Bericht einlesen oder die Kollegen ansprechen.

Der Form halber sind Informationen zum letzten Zertifizierungsaudit aufgeführt. Bei internen Audits kann der Auditleiter auf den Auditbericht Bezug nehmen und festgestellte Abweichungen in seinem Audit berücksichtigen.

 

QMB Infobrief-Tipp

QMB Infobrief-Tipp

Ergänzen Sie das Formular gerne mit Ihren individuellen Rubriken. Ziel ist es, dem Auditor so viele Informationen wie möglich an die Hand zu geben. Dieser Auftrag ist sein Begleiter für das Audit, vor allem bei externen Einsätzen.

Bei Auditteams ist es empfehlenswert, dass der Auditleiter ebenfalls schriftliche Aufgaben an seine Mitarbeiter weitergibt. Diese Aufträge sind nicht als „Knebelverträge“ zu verstehen, sondern als Hilfestellung, die Klarheit schafft.

 

 

Der QMB Infobrief im Februar

Arbeitsaufträge werden innerhalb der Organisation oft nachlässig oder unvollständig vergeben. Bei internen Projekten ist es nicht anders. Die Checkliste im nächsten QMB Infobrief wird Ihnen weiterhelfen.

Der QMB Infobrief erscheint am 10. jedes Monats.

Auf der Website www.der-qmb.info können Sie alle Ausgaben abrufen.

 

Kleingedrucktes

QMB Infobrief Nr. 11 erschienen am 10. Januar 2014

(c) Elke Meurer, Januar 2014

Verantwortlich für den Inhalt ist Elke Meurer. Sie dürfen den QMB Infobrief jederzeit weiterleiten oder daraus zitieren (der Link des QMB Infobriefes entspricht der Quellenangabe).

Wenn im QMB Infobrief Links auf externe Seiten eingesetzt sind, so sind diese sorgfältig ausgewählt. Für die Aktualität dieser Links kann ich jedoch nicht garantieren.

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