Haben Sie einen optimalen Plan?

Im Kundengespräch kommen wir zwangsläufig zur Planung: Außendiensttermine, Planung von Kundenprojekten, Entwicklungsprojekte, Produktionsaufgaben, Sprints in der Softwareprogrammierung, Messetermine und Redaktionspläne. Dazu kommen noch die typischen QM-Aktivitäten wie interne Audits, Managementbewertung und Unterstützung der Zertifizierungsaudits. Neben diesen Routinen wollen noch andere Aufgaben vorbereitet werden: Recruiting von Fachkräften oder Digitalisierungsprojekte beispielsweise. Vielleicht möchten Sie auch den runden Geburtstag des Unternehmens oder ein Belegschaftsfest organisieren.

Tagein, tagaus gibt es in jedem Unternehmen viel zu planen. Es ist ein tagesfüllender Job, denn Aufgaben müssen nach der Planung kommuniziert und gesteuert werden. Dazu kommen noch notwendige Rücksprachen, weil immer kleinere oder größere Hürden auftauchen. Sie kennen diese Zeitfresser wahrscheinlich. Immer wieder kommt im Beratungsgespräch daher der Wunsch auf, die Planung zu optimieren, damit alles hürdenfrei laufen kann.

Planung muss nicht perfekt sein

Das Bedürfnis nach einer gelingsicheren Planung ist nachvollziehbar. Jedoch empfehle ich etwas mehr Entspannung bei diesem Gedanken: Den optimalen Plan, der alle Eventualitäten abdeckt und von Anfang bis Ende ohne Haken funktioniert, gibt es nicht. Diese Erkenntnis ist nicht neu wie mein Lieblingszitat zeigt: „Wenn du Gott zum Lachen bringen willst, dann mach einen Plan.“ Die Herkunft des Zitats ist mir leider entfallen, aber der Satz lässt mich jedes Mal schmunzeln. Sicherlich haben Sie auch Ihre Lieblingszitate, die Sie gerne in den Kommentaren hinterlassen können.

Es ist nun jedoch nicht mein Ziel, Sie mit einem Zitat abzuspeisen, das Planung als eher hoffnungslos abstempelt – im Gegenteil. Ich möchte Sie ermutigen, sich damit zu beschäftigen, was Planung für Sie bedeutet. Was erwarten Sie von einem Plan?

Planung ist ein Prozess des Verstehens

Meistens wird in den Teams denjenigen die Aufgabe der Planung zugeschoben, denen man das größte organisatorische Geschick zuschreibt. Alternativ erhalten diejenigen die Aufgabe, die die meiste Erfahrung im Unternehmen oder mit Projekten haben. In jedem Fall kommt ein guter Plan dabei heraus, wenn die Personen eine Eigenschaft gemeinsam haben: Sie haben das Vorstellungsvermögen, was das Ergebnis sein soll. Wenn die Vorstellung also klar ist, steht einer fundierten Planung nichts im Wege. Somit besteht der erste Schritt zur guten Planung darin, das Bild des Ergebnisses so gut wie möglich zu vervollständigen. Dabei helfen konstruktive Hinweise von anderen Teammitgliedern, die ihre Erfahrung einbringen.

Klarheit für das Team

Eine Planung verdient es, irgendwann in den Genuss der Umsetzung zu kommen. Verlieren Sie sich daher nicht in zu viele Details und dem Anspruch nach Perfektionismus. Wenn Sie einen Merksatz brauchen, wann der ideale Detailgrad erreicht ist, so rege ich an, die Perspektive des Teams einzunehmen:

Ein Plan ist bereit für die Umsetzung, wenn alle Beteiligten das Gesamtergebnis und ihre Aufgabe als Teil davon verstehen.

Es geht also nicht um die Frage, ob Sie bei der Planung wirklich an alle Details gedacht haben. Stellen Sie sich nicht nur das Ergebnis vor, sondern auch die Menschen, denen Sie dieses Ergebnis und deren Aufgaben auf den Weg dorthin erklären müssen. Damit geben Sie die richtige Richtung vor und lassen gleichzeitig Flexibilität für unvorhergesehene Situationen. Es wird im Laufe des Projektes immer vorkommen, dass Sie die ursprüngliche Planung anpassen. Erst dann, wenn das Gesamtergebnis in Frage gestellt wird, ist der Plan gekippt. Bis dahin gilt die Zielvorstellung und nur der Weg muss modelliert werden.

Flexibilität als Qualitätsmerkmal

In internen Audits diskutiere ich gerne die Planung eines Kundenprojektes. Der Auftrag ist vollständig und nun muss die Planung zeigen, wie das Ergebnis erreicht werden soll. Es ist jedoch fast Standard, dass Kundenwünsche oder andere Notwendigkeiten ein Änderungsmanagement erfordern. Das heißt mit anderen Worten: Der Auftrag bleibt, aber der Plan muss in verschiedenen Details verändert werden. Dazu muss es im QM-System Strukturen geben:

• Wer kümmert sich darum, die Änderungen zu prüfen?
• Wer trägt die Verantwortung und gibt Änderungen frei?
• Wie ist es im Prozess geregelt, ab wann die Umsetzung des Plans gestoppt und eine neue Machbarkeitsprüfung durchgeführt werden muss?
• Wie ist es geregelt, wenn der Plan nicht gestoppt wird und Änderungen in die fortlaufende Umsetzung eingearbeitet werden müssen?
• Wie es es gestaltet, dass bis zur Freigabe Ursprungsauftrag und Änderungen nachvollziehbar sind?

Das sind wertvolle Regeln. Die Flexibilität eines Unternehmens wird dadurch keinesfalls eingeschränkt. Vielmehr weiß Ihr Kunde am Ende zu schätzen, dass die vereinbarte Qualität UND die nachträglichen Änderungen seinen Anforderungen entsprechen.

Alles auf Priorität 1 = Multitasking

Dieses Bedürfnis, die Planung optimieren zu wollen, liegt manchmal gar nicht am vorliegenden Plan. Der ist in den meisten Fällen tatsächlich gut. Es liegt in der Regel an der Vielzahl von Plänen, die mit gleichrangiger Priorität umgesetzt werden. Erst dann, wenn ein Projekt kurz vor dem Abschluss ist und das Ergebnis dem Kunden übergeben werden soll, werden die Kräfte gebündelt. Das ist jedoch reichlich spät.

Es ist wunderbar, wenn viele Aufträge da sind. Schließlich sichern sie die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens. Jedoch ist die Prioritätenliste ein Nadelöhr. Kundenaufträge werden per se mit „Prio 1“ gekennzeichnet, nur weil es Kundenaufträge sind. Damit möchte man vielleicht dem Prinzip der Kundenorientierung Gewicht verleihen. Für ein operativ sinnvolles Abarbeiten, ist es jedoch nicht zielführend. Damit fordern Sie alle Teammitglieder zu einem permanenten Multitasking auf.

Selbsttest zum Multitasking

Im Rahmen meiner eigenen Fortbildung „Agiles Projektmanagement“ habe ich diesen Selbsttest zum Multitasking kennengelernt. Vorher war mir schon bekannt, dass Multitasking nicht effizient und effektiv ist. Darüber wird oft genug berichtet. Viel besser ist es, die eigene Nichteffizienz und Nichteffektivität zu spüren. Bitte nehmen Sie ein DIN A4-Blatt quer und bereiten Sie es wie abgebildet vor. Alternativ nutzen Sie gerne die Datei im Download. Im Video erkläre ich wie der Selbsttest funktioniert.

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