Geht es wirklich um Motivation?

„Wie machen andere das eigentlich? Ich möchte einerseits die Arbeitslast besser teilen und andererseits an das Prozess-Know-how der anderen kommen. Welche Tipps können Sie mir geben?“

Die Frage suggeriert bereits, dass es einem selbst nicht gelingt, während andere Beauftragte in anderen Unternehmen die Situation meistern. Meine erste Antwort ist daher ganz oft: Es geht Ihnen nicht alleine so! Das stimmt auch, denn Managementsysteme erscheinen den Menschen oft zu abstrakt. Sie arbeiten gerne in ihrem Fachgebiet, denn dort kennen sie sich aus. Daher gibt es eine gewisse Zurückhaltung. Geschäftsführung und Führungskräfte müssen erkennen, dass QM ein Teil ihrer Führungsarbeit ist. Das ist manchmal eine Lernkurve. Die Motivation steigt mit der Erkenntnis. Geben Sie den Führungskräften die Chance dazu!

Gute Nachricht: Wandel in den Geschäftsführungen

Natürlich habe ich Geschäftsführungen kennengelernt, die einem QM-System nichts abgewinnen können. Es überwiegt jedoch die Anzahl derer, die sich damit ernsthaft auseinandersetzen und ihre Führungskräfte dazu motivieren. Meiner eher subjektiven Wahrnehmung nach hat es seit der Revision 2015 der ISO 9001 eine Öffnung zum QM-System gegeben. Ich habe in den letzten 20 Jahren nicht so viel „Aufräumarbeiten“ an der Prozessarchitektur erlebt wie in den vergangenen sechs bis sieben Jahren. Der Zahn der Zeit hat es tatsächlich geschafft, Relikte der 1990er Jahre zu verabschieden und die Darstellung zu modernisieren.

Als QMB können Sie andere im Managementsystem nur so gut mitnehmen, wie die Geschäftsführung Sie lässt!

Gehen wir also davon aus, dass ein QM-System von der Geschäftsführung gewollt ist. Wenn Sie dennoch Verbesserungspotential in der Zusammenarbeit sehen, beherzigen Sie folgende Tipps:

Tipp 1: Beziehen Sie Position

Welches Konzept vertreten Sie als QMB? Sie sind Stabsstelle mit Beratungsfunktion für die Geschäftsführung und beauftragt, sich um „alles mit QM“ zu kümmern. Was heißt das genau? Wie sieht außerdem Ihr Selbstverständnis aus? Wie sehen Sie sich? Ist Ihre Perspektive eher passiv oder agierend? Es ist spannend, die Begriffe anzuschauen, mit denen sich manche QMBs bezeichnen:

• Mädchen für alles
• Feuerlöscher
• Organisationssentwickler:in
• Unterstützer:in
• Kummerkasten
• …

Mit wem auch immer Sie gerade im Unternehmen ein Gespräch führen: Es ist wichtig, dass die Menschen Sie als integer wahrnehmen und nicht als handlangerndes Wesen einer Norm. Nur dann können Sie andere motivieren.

Tipp 2: Bleiben Sie konsequent und selbstbewusst

„Ich achte darauf, bei einem Meeting ohne Aufgaben herauszukommen“, sagte ein QMB auf meine Frage, worauf er in der Zusammenarbeit mit den Führungskräften so achte. Diese Haltung war seiner Erfahrung geschuldet: Viele Jahre hat er jede Aufgabe übernommen, die andere nicht wollten, weil er damit das Funktionieren des Systems erreichen wollte. Dabei hat er sich ganz klar übernommen, was zur Folge hatte, dass viele Aufgaben nicht erledigt wurden. Nichts funktionierte, wie er es wollte, er war persönlich ausgelaugt und obendrein gab es noch hämische Kommentare aus der Führungsriege.

Erst als er sich seiner Rolle bewusst wurde und mit dem entsprechenden Selbstbewusstsein konsequent auftrat, wurde die Situation besser. Natürlich versuchte der Führungskreis im Meeting nach alter Gewohnheit ihm den Wer-kümmert-sich-Ball zuzuspielen. Er nahm ihn jedoch nicht mehr an: ohne Erklärung, ohne Rechtfertigung und mit der Zeit auch ohne schlechtes Gewissen. Der Ball prallte über Bande dorthin zurück, wohin er gehörte. Die Aufgabe wurde im Fachbereich erledigt – ging also doch. Kompromisse wurden von nun an auf sachlicher Basis gefunden – motivieren ist nicht immer die Lösung.

Tipp 3: Verhandeln Sie auf Augenhöhe

„Ich biete meinen Kolleginnen und Kollegen auch schon mal eine passende Fortbildung für ihre Teammitglieder über meine Kostenstelle an, wenn ich Kooperation erfahre.“ Die hier zitierte QMB ist seit mehr als zehn Jahren erfolgreich im Umgang mit Ihrem QM-Team, bestehend aus Führungskräften. Dabei fährt sie einen sehr klaren Kurs in der Kommunikation. Es handelt sich hier keinesfalls um Mauschelei auf dem Basar. Wer kooperativ ist, erfährt Kooperation. Wer dagegen sich benachteiligt fühlt, warum da jemand einen Vorteil erhält, bekommt eine klare Antwort: Ich vermisse Kooperation in folgenden Punkten …

Nicht alle QMBs im Mittelstand haben ein eigenes Budget, wie in diesem Fall. Es geht darum zu erkennen, was man gerne von Ihnen annimmt und demnach einen Wert für andere haben muss. Machen Sie sich diese Werte bewusst.

Tipp 4: Reflektieren Sie regelmäßig

Audits sind so zuverlässig wie Weihnachten. Sie bestimmen Ihren Kalender jedoch ein bisschen mehr. Die Termine stehen in wunderbarer Regelmäßigkeit in Ihrem Auditprogramm und schicken Sie manchmal in ein Hamsterrad. Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie das, was die oberste Leitung aufgrund der Managementbewertung tun muss: Fakten checken, Strategien prüfen, Entscheidungen treffen und Maßnahmen umsetzen. Es ist eine Form der Reflexion. Jetzt kommt die wunderbare Nachricht für Ihre Reflexion: Sie folgen keiner Normenanforderung, sondern setzen Ihre eigenen Kriterien. Motivieren Sie sich selbst!

Die Anregungen möchte ich hier ein wenig weiter ausführen.

• Stakeholderanalyse:
  • Wer ist kooperativ?
  • Wann gerät die Kooperation ins Wanken?
  • Womit können Sie gegenhalten (Tipp 3)?
  • Wer ist nicht kooperativ?
  • Warum ist das so?
• Ihre Kommunikation:
  • Wo waren Ihre Aussagen klar?
  • Wo waren Sie missverständlich?
  • Wen können Sie hinzuziehen, um Klarheit zu schaffen?
• Ihre Haltung
  • Wann ist Ihre Haltung ins Wanken geraten? (Tipp 1)
  • Warum ist das passiert?
  • Was können Sie verändern?
• Erfolge
  • Welche Erfolge haben Sie erzielt?
  • Was ist eigentlich ein Erfolg?
  • Haben Sie den Erfolg geteilt?
• Was ist nicht gut gelaufen?
  • Wie sind Sie damit umgegangen?
  • Verkörpern Sie den Gedanken „Wir suchen nicht die schuldige Person, sondern die Ursache des Problems“? (Tipp 1)

Sie brauchen dazu keinen ausführlichen Bericht. Es ist für Sie jedoch sehr wertvoll, Ihre Gedanken niederzuschreiben und aufzubewahren. Dazu empfehle ich tatsächlich eine Art Tagebuch, das Sie vielleicht sogar handschriftlich nutzen. Von einzelnen Dateien möchte ich hier abraten. Sie können Ihrer Handschrift und der Art der Strukturierung mehr ansehen als einer ordentlich strukturierten Datei. Das QM-Tagebuch lässt sich außerdem diskreter verstauen. Nach ein paar Monaten nehmen Sie das QM-Tagebuch wieder zur Hand, lesen Ihre letzten Eintragungen und ergänzen neue.

Tipp 5: Beteiligen Sie andere

Hand aufs Herz: Wie schwer fällt es Ihnen auf einer Skala von 1 bis 10, Aufgaben wirklich loszulassen?

Können Sie andere machen lassen, auch wenn Sie der Meinung sind, dass es eigentlich „besser“ oder „einfacher“ geht? „Besser“ und „einfacher“ liegen im Auge des Betrachters. Warum soll sich jemand anstrengen, wenn er es Ihnen nicht recht machen kann? Möchten Sie wirklich Helikopter-QMB sein?

Beziehen Sie andere ein und finden Sie gemeinsame Wege. Es ist notwendig, Leitplanken einzuhalten, aber keine Schienen. Indem Sie Aufgaben abgeben und Verantwortung übertragen, motivieren Sie.

Tipp 6: Definieren Sie Erfolg neu

QMBs haben nicht nur die Aufgabe, sich um „alles mit QM“ zu kümmern, sondern werden an Erfolgen gemessen. Dieser Erfolg ist in der Regel mit dem Zertifizierungsaudit gekoppelt und soll Sie motivieren. Es ist daher nicht verwerflich, dass Sie sich als QMB wenige Wochen vor dem Audit ins Zeug legen und sich auf vielen Ebenen engagieren. Ich erlebe oft, dass sich QMBs kurz vor dem Zertifizierungsaudit einer Aufgabe annehmen, die eigentlich schon länger auf der To-do-Liste der Kollegen und Kolleginnen steht. Man ist halt noch nicht dazu gekommen, weil ja das Tagesgeschäft da ist. Aber für das Zertifizierungsaudit soll es nun fertig werden.

Grenzen Sie sich ab! Lassen Sie es nicht zu, dass man Ihnen auf dem letzten Drücker Aufgaben unterjubelt, die andere schon längst hätten erledigen sollen. Was passiert dann? Es kommt schlimmstenfalls im Audit zu einer Abweichung. Möglicherweise entsteht dadurch im Nachgang Aufwand und Sie müssen sich gegenüber Ihrer Leitung rechtfertigen. Es ist jedoch nicht Ihr persönlicher Misserfolg, sondern ein Erfolg des QM-Systems.

Wie sieht Ihr Fazit nun aus?

Ich freue mich, wenn die Tipps eine Anregung für Sie sind, Ihre Aufgabe noch einmal aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Wenn Sie nun etwas ändern möchten, tun Sie dies bitte schrittweise. Es ist eigentlich wie im QM-System: Wenn Sie an vielen Schrauben gleichzeitig drehen, können Sie nicht feststellen, welche Drehung die erfolgreiche war.

Kolleginnen und Kollegen lassen sich nicht einheitlich mit einem „Trick“ zum Mitmachen motivieren. Es ist schön, wenn Sie vom QM begeistert sind, es ist schließlich Ihr Job. Wenn es Ihnen gelingt, diese Begeisterung mit anderen zu teilen und weiterzugeben, dann ist das super und die Arbeit fällt leicht. Diese Begeisterung lässt sich jedoch nicht erzwingen. Motivation bedeutet nicht begeistern, sondern andere bewegen.