Der Auditauftrag | #11 mit Download

Auditauftrag Auditleitung Lesezeit: 2 Min.
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QMB Infobrief DownloadIm Download-Bereich finden Sie die Datei „Auditauftrag“. Geben Sie damit wertvolle Informationen an die Auditleitung und das Auditteam für Ihre internen Audits.

Nachfolgende Erklärungen beziehen sich auf Rubriken dieses Formulars. Manche Rubriken sind selbsterklärend bzw. im Formular kommentiert (blaue Kursivschrift). Sie dürfen diese Datei gerne zu eigenen Zwecken nutzen bzw. erweitern.

 Auditauftrag mit wichtigen Informationen

Der Auftrag beginnt mit den formellen Aspekten, die aus den Plänen hervorgehen: Auditdatum und Uhrzeit. Datum und Uhrzeit sind bereits von Ihnen mit dem zu auditierenden Bereich bzw. dem Lieferanten abgesprochen. Geben Sie zudem an wie viel Zeit für das Audit insgesamt eingeplant ist (Dauer).

Im Idealfall haben Sie in Ihrer Verfahrensanweisung „Interne Audits“ geregelt, bis wann die Auditleitung Ihnen den Auditbericht vorlegen soll. Dabei handelt es sich in der Regel um eine allgemeine Formulierung wie „innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Auditabschluss“. Daraus lässt sich der jeweils individuelle Abgabetermin berechnen. In diesem Auditauftrag legen Sie das eindeutige Datum fest. Somit vermeiden Sie von Beginn an Verwirrung beim Ausrechnen des Termins.

Benennen Sie Zuständigkeiten im Auditauftrag

Benennen Sie die Auditleitung namentlich im Auditauftrag. Erwähnen Sie zudem alle für dieses eine Audit vorgesehenen Personen. Diese können auditieren oder mit ihrem Fachwissen zur Verfügung stehen. Die Auditleitung gewinnt Übersicht, wenn Sie hier zusätzlich die Fachkenntnisse der Personen erwähnen.

Der Kontakt vor Ort

Die Auditleitung muss wissen, an wen sie sich im zu auditierenden Bereich oder beim Lieferanten wenden kann. Als Kontaktdaten benötigt die Auditleitung Telefon- oder Handynummer und ggf. Zimmernummer. Eine Mailadresse ist zweckmäßig. Die Kontaktdaten sollten Sie unbedingt auf Korrektheit prüfen. In der Regel nimmt die Auditleitung vor dem Termin noch einmal persönlich Kontakt auf.

Auditziele dieses Audits

Das oder die vereinbarten Auditziele werden im Auditauftrag formuliert. Berücksichtigen Sie an dieser Stelle bitte Wünsche aus einzelnen Abteilungen. Wenn Sie also im Vorgespräch feststellen, dass der Bereich gerne ein Feedback zu einem veränderten Prozess hätte, notieren Sie dies hier. Kennzeichnen Sie für die Auditleitung, dass es sich im Grunde um eine interne Dienstleistung und nicht um einen sonstigen Anlass handelt.

Bisherige Auditergebnisse und kritische Punkte

Wenn Lieferanten oder die Abteilung bereits auditiert wurde, ist eine kurze Information zu wichtigen Aspekten für das kommende Audit hilfreich. Heben Sie dabei kritische Aspekte besonders hervor.

Informationen zu vergangenen Audits im Auditauftrag

Es sind im Auftrags-Formular zwei Bereiche zu vergangenen Audits vorgesehen. Zunächst sind genaue Hinweise auf das zuletzt durchgeführte interne Audit möglich. Die Informationen sind beim Wechsel der Auditleitung oder des Auditteams sehr sinnvoll. So kann die Auditleitung zum Beispiel den letzten Bericht einlesen oder jemanden ansprechen.

Der Form halber sind Informationen zum letzten Zertifizierungsaudit aufgeführt. Bei internen Audits kann die Auditleitung auf den Auditbericht Bezug nehmen und festgestellte Abweichungen in seinem Audit berücksichtigen.

QMB Infobrief-Tipp

QMB Infobrief-Tipp

Ergänzen Sie das Formular gerne mit Ihren individuellen Rubriken. Ziel ist es, den auditierenden Personen so viele Informationen wie möglich an die Hand zu geben. Dieser Auftrag ist sein Begleiter für das Audit, vor allem bei externen Einsätzen.

Bei Auditteams ist es empfehlenswert, dass die Auditleitung ebenfalls schriftliche Aufgaben an das Auditteam weitergibt. Diese Aufträge sind nicht als „Knebelverträge“ zu verstehen, sondern als Hilfestellung, die Klarheit schafft.

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