Es ist doch eigentlich ganz einfach: Eine Aufgabe soll erledigt werden und da nehme ich doch einfach jemanden, der das kann. Jemand, der vom Fach ist und bestenfalls auch noch Ahnung hat. Dann erledigt sich die Aufgabe doch von ganz alleine. In meinem Team wird es dann auch nicht weiter zu Problemen kommen.

Der Gedankengang ist gängige Praxis. Teams sitzen zusammen und erarbeiten gemeinsam eine To-Do-Liste. Gemeinsam gerät nichts in Vergessenheit, alle bekommen mit, worum es geht und dann müssen wir uns nur noch den Problemen stellen, die in der Arbeit geschehen. Vorgesetzte vertrauen auf Fachwissen und Erfahrung ihrer Mitarbeiter und erteilen Aufträge zu flüchtig. Mitarbeiter fragen ihrerseits zu wenig nach.

„Sie machen das schon“ klingt vertrauensvoll, geht aber nicht unbedingt gut. Hier ist eine Checkliste mit der Sie aufgaben klären.

Checkliste „Auftrag klären“

Die Checkliste können Sie als Word-Datei herunterladen und für Ihre Zwecke anpassen. Die Bedeutung der meisten Fragen erklären sich von selbst, dennoch möchte ich auf einige eingehen.

• Frage 1: Mit welchem Namen oder unter welcher Überschrift ist der Auftrag zu erfassen?

Die erste Frage sorgt gleich für Klarheit: Jede Aufgabe muss eindeutig erkennbar sein. Dies ist mit Hilfe von Auftragsnummern, kundenbezogenen Projekten oder eindeutigen Bezeichnungen leicht zu bewältigen. In dem Moment, wenn Sie den Auftrag besprechen, scheint alles klar und eindeutig. Bedenken Sie jedoch jetzt schon die Kommunikation in den nächsten Tagen oder gar Wochen.

„Haben Sie schon den Auftrag erledigt?“ – „Welchen?“ – „Den, den wir gestern besprochen haben.“ – „Meinen Sie das Konzept?“ – „Nein, ach daran habe ich gar nicht mehr gedacht. Ich meine den Kundenauftrag.“ – „Welchen? Hotzenplotz?“ … Wohl dem, der dann nur einen Kunden hat.

• Fragen 5 und 6: Was darf auf keinen Fall durch das Ergebnis verändert werden? (Nicht-Ziele)
• Welche Merkmale/Kriterien muss mein Ergebnis erfüllen, damit ich tatsächlich „fertig“ bin?

Es ist sehr wichtig zu klären, wann die Aufgabe aufhört. Vielleicht haben Sie schon selbst einmal mehr gemacht als notwendig war, nur um dann zu erkennen, dass Sie durch Ihre Mehrarbeit eigentlich das Ergebnis verschlimmbessert haben.

• Fragen 9 bis 11: Welche anderen Aufgaben hängen von diesem Ergebnis ab?
• Welche Ergebnisse anderer Aufgaben beeinflussen meine Aufgabe?
• Gibt es bekannte Faktoren, die das Ergebnis beeinflussen können?

Es kommt nur selten vor, dass Aufgaben keinen Einfluss auf andere haben. Daher ist es wichtig, diesen Rahmen zu klären. Natürlich sind Termine wichtig (Frage 8), aber es geht hier um mehr. Es geht um Details, die voneinander abhängig sind und daher geklärt werden müssen.

• Fragen 13 und 14: Welche Dokumentation muss ich berücksichtigen?
• Welche Dokumentation muss ich erstellen?

Im Qualitätsmanagement immer wieder beliebt: die Frage nach dem Dokumentationsaufwand. Hier lege ich die Betonung wirklich auf das Wort „muss“. Wenn Sie sicher sein können, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit beherrschen, müssen Sie nicht noch einmal auf das kleine 1×1 verweisen. Aber wichtige Informationen (Protokolle, Spezifikationen vom Kunden usw.) sollten Sie auf keinen Fall versäumen mitzuteilen. Ebenso sollte bei der Auftragsbesprechung geklärt werden, welche Informationen dokumentiert werden müssen.

• Fragen 15 und 16: Wer steht zur Verfügung, wenn ich Unterstützung brauche?
• Wen muss ich alles informieren, wenn ich die Aufgabe erledigt habe?

Ansprechpartner sind immer notwendig. Aus den Fragen 9 bis 11 ergeben sich die Kollegen, die entweder Hilfestellung leisten können oder informiert werden sollen. Gerade der Aspekt der letzten Frage ist wichtig: Meist informieren Sie denjenigen, der Sie beauftragt hat – richtig? Darüber hinaus sind jedoch auch andere Personen zu informieren.

Klare Fragen nicht mit Gegenfragen beantworten

Neulich hatte ich ein Erlebnis, worüber ich jetzt schmunzeln kann, was mich aber in dem Moment ein wenig verzagen ließ. Ich war als Prüferin in einer mündlichen Prüfung gefangen und hatte wenige Gelegenheiten zum Mailen geschweige denn zu telefonieren. In dieser Situation war es jedoch notwendig, Details eines in Kürze bevorstehenden Termins zu klären. Ich entschied mich für eine zeitsparende E-Mail: Ich bestätigte den Termin von meiner Seite und bat um die genauen Adressangaben inkl. Räumlichkeiten.

Die Antwort kam zügig, enthielt jedoch bei weitem nicht die erhofften Informationen. Vielmehr hatte mein Gesprächspartner offensichtlich meinen neuen Wohnort entdeckt und wollte – so entnahm ich seiner Frage – mit mir eine Fahrgemeinschaft bilden: „Von wo kommen Sie denn am Montag? Da ließe sich noch eine andere Möglichkeit einrichten.“ Zwei E-Mails und mehrere Prüflinge später wusste ich endlich, wo ich Montag hinsollte.

Diese Situation hat mir noch einmal klargemacht, Fragen nicht mit Gegenfragen zu beantworten. Das spart Zeit und bindet die Konzentration da, wo sie sein sollte.

Foto (c) BBuilder