#65 | Personal Teil 2: Stellenbeschreibungen mit Download

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Nutzen Sie die Word-Datei und unterstützen Sie mit QM die Personalarbeit insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Gestalten Sie die Stellenbeschreibung für Mitarbeiter*innen nachvollziehbar und Bezug zu tatsächlichen Tätigkeiten und Prozessen.

Im Beispiel finden Sie die (fiktive) Stellenbeschreibung eines QMB als Hilfestellung.

Stellenbeschreibungen spiegeln Prozesse wider

Vor ein paar Jahren beriet ich ein kleines Unternehmen aus dem Gesundheitswesen und erklärte der Geschäftsführerin die Zusammenhänge eines QM-Systems. Es ging ums Verstehen des großen Ganzen. Nach dem Gespräch fragte sie mich, womit sie anfangen könne. Das große Ganze sei komplex und sie wolle etwas Praktisches, Handfestes machen. „Haben Sie Stellenbeschreibungen für Ihr Personal?“, fragte ich. Nein, jeder wisse, was er zu tun hat, aber ordentlich aufgeschrieben sei das nicht. Na ja, manchmal vergesse der eine oder andere, was er dürfe und was nicht, antworte sie. – Und schon war sie vom Praktischen, Handfesten auf dem Weg zum großen Ganzen.

Details der Aufbauorganisation

Stellenbeschreibungen lassen sich aus vielen Perspektiven betrachten. Der erste Ansatz ist in der Regel aus der Sicht des Personalmanagements und damit eng verknüpft die betriebswirtschaftliche Sicht. Ich nähere mich dem Thema aus der Prozessperspektive. Am Ende gibt es keine Widersprüche, egal von welcher Perspektive Sie sich nähern.

Nehmen Sie die Stellenbeschreibung ernst! Zu oft werden Stellenbeschreibungen als formeller Firlefanz abgetan. Schließlich geht es nicht darum „mal aufzuschreiben, was man so macht“. Es geht um Klarheit für Zuständigkeiten und Verantwortung der Aufgabengebiete. Daher bin ich immer noch erstaunt, wenn Mitarbeiter*innen die „Arbeitsplatzbeschreibung“ selbst texten.

ISO 9001 und das Personal

Die ISO 9001 sieht das Personal im Kapitel Ressourcen (Kapitel 7). Insgesamt spielen dabei mehrere Unterkapitel eine Rolle. Zudem ist das Kapitel Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse (5.3) wesentlich:

  • Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse (5.3) – Aufbauorganisation, Zuweisen von Verantwortung und Befugnissen
  • Personen (7.1.2) – Anforderungen bezüglich der Qualifikation
  • Wissen der Organisation (7.1.6) – Erfahrungsaustausch
  • Kompetenz (7.2) – Schulung und Weiterbildung
  • Bewusstsein (7.3) – Bewusstsein für Qualitätspolitik und Kundenorientierung
  • Kommunikation (7.4) – Kommunikation innerhalb der Prozesse und an den Schnittstellen
  • Dokumentierte Information (7.5) – Zuständigkeit für dokumentierte Informationen

Nicht jedem schmeckt die Bezeichnung „Mensch als Ressource“ oder „Humanressource“. Dennoch will ich den Begriff „Ressource“ hier weiterhin nutzen. Sie schlagen sprachlich zwischen Betrieb und Normenanforderung eine Brücke. Welchen Begriff Sie bevorzugen, können Sie in Ihrer eigenen Dokumentation festlegen.

Blick in die Aufbauorganisation

Personen werden zum einen Prozessen und zum anderen der Aufbauorganisation zugeordnet. Die Darstellung der Aufbauorganisation sollte sich begrifflich und inhaltlich mit der Stellenbeschreibung decken. Ein Organigramm zeigt nur wenige Informationen, dagegen ist die Stellenbeschreibung ausführlicher.

Tipp QMB Infobrief

Viele mittelständische Unternehmen bevorzugen eine flache Hierarchie und verzichten auf Führungsfunktionen. Es ist witzlos, ein Organigramm zu erstellen, wenn es keine Hierarchieebenen gibt. Stellen Sie dann lieber eine Prozesslandschaft mit den zuständigen Prozesseignerinnen und -eignern dar.

Tipp QMB Infobrief

Die gezeigten Abbildungen entstammen der Word-Datei, die Sie herunterladen und für Ihren eigenen Bedarf anpassen können. Die Datei ist ein Vorschlag, den Sie selbstverständlich anpassen können.

Organigramm und Stellenbeschreibung werden als Erfüllung der Anforderung „Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse (5.3)“ gesehen. Zu bemängeln habe ich hier häufig die fehlende Abstimmung der Begriffe. Abbildung 1 zeigt ein Beispiel, wie die Informationen aus einem Organigramm im Top-down-Denken in eine Stellenbeschreibung aufgenommen werden können.

Abb. 1: Einordnung in die Aufbauorganisation

Auf dem Papierbogen oder im Kopf der Datei ist selbstverständlich das Logo des Unternehmens zu finden. Mit der korrekten Bezeichnung des Unternehmens (nicht eine intern geläufige Kurzform) beginnt die Darstellung. Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat, vermerken Sie hier auf jeden Fall den Standort als Einsatzort.

Die „Bezeichnung der Stelle“ sollte mit der Bezeichnung im Organigramm identisch sein.

Tipp QMB Infobrief

Es werden weitaus mehr Stellenbeschreibungen erstellt, als das Organigramm erahnen lässt. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden bei den Stellenbeschreibungen berücksichtigt und nicht nur die Führungskräfte. Gehen Sie jedoch am besten top down vor und starten mit den Führungskräften.

Tipp aus dem QMB Infobrief

Über- und Unterstellungen festhalten

Es folgt die Information, in welcher Abteilung oder welchem Bereich die Stelle angesiedelt ist. Das kann auch eine Stabsstelle sein.

Die nächsten drei Zeilen vervollständigen das personelle Gefüge. Es wird immer der/die nächste Vorgesetzte benannt. Für Krankheits- und Urlaubsfälle wird die Vertretungsregelung erfasst. Fertigen Sie Stellenbeschreibungen nicht pro Person, sondern pro Funktion an. Eine Person bekommt dadurch mehrere Stellenbeschreibungen, wenn sie mehrere Funktionen innehat: zum Beispiel als Einkaufsleiterin, QMB und Datenschutzbeauftragte. Wenn eine Aufgabe abgegeben oder übernommen werden soll, ist das Handling einfacher.

Tipp QMB Infobrief

Im Grunde wird schon geklärt, welche Personen ihren Urlaubsantrag miteinander absprechen sollten. Dennoch sollten Sie den Informationsgehalt hier nicht überladen. Eine Stellenbeschreibung kann für sechs Personen in einem Team gleich sein. Daraus ergibt sich, dass Kollegen und Kolleginnen der gleichen Funktion die Vertretung übernehmen können.

Tipp aus dem QMB Infobrief

Blick in den Prozess

Abbildung 2 führt den Top-down-Gedanken fort und wird detaillierter. Zunächst werden Aufgaben der Funktion benannt.

Abb. 2: Aufgaben, Zuständigkeiten und Befugnisse

Es scheint leicht zu sein, die Aufgaben einer Funktion zu benennen. Es ist aber umso schwerer, Befugnisse zu kommunizieren. Zu den Befugnissen gehören zum Beispiel: Personaleinsatzplanungen im Prozess, Entscheidungen zu Maßnahmen am eigenen Arbeitsplatz oder den Verbesserungsprozess. Viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zeigen sich in internen Audits unsicher, wenn das Gespräch zu diesem Punkt kommt.

Tipp QMB Infobrief

Formulieren Sie einzelne Passagen gern wortreicher und nicht nur mit Stichworten. Gerade bei Zuständigkeiten und Befugnissen ist Klarheit notwendig. Zum Beispiel könnte „Personalplanung“ irreführend sein, wenn es einen anderen Bereich gibt, der genauso heißt.

Tipp aus dem QMB Infobrief

Verantwortung richtet sich nach der Funktion der Person

Die Zeile „Verantwortungen“ kann in vielfältiger Weise genutzt sein. Bei Führungskräften geht es um Budget, Unterschriftenregelung und Mitarbeiterführung. Im Falle eines Produktionsmitarbeiters könnte es eher „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz“ oder die Verantwortung für personalisierte Werkzeuge sein. Im Gesundheitswesen kann es die Medikamentengabe sein, die hier erwähnt wird. Die nachfolgenden Zeilen bleiben leer oder werden mit einem Strich gekennzeichnet, wenn sie für die Stelle nicht zutreffen.

Anforderungen aus der ISO 9001

Handelt es sich um eine Prozesseignerin oder einen Prozesseigner, werden die funktionsspezifischen Aufgaben festgehalten. Sie können ganz wunderbar Aufgaben aus der ISO 9001 anbringen: Erstellen und Aktualisierung von dokumentierten Informationen sowie Mitwirken bei Regelungen zur Lenkung von dokumentierten Informationen.

Führungs-, Haupt- und Nebenaufgaben richten sich nach der jeweiligen Stelle. „Weitere Aufgaben“ sind meistens nicht direkt mit dem Arbeitsplatz verbunden. Das könnten zum Beispiel sein:

  • Mitwirken im internen Erfahrungsaustausch (Wissen der Organisation)
  • Mitwirken/Moderieren von Qualitätszirkeln
  • Mitwirken im Ausschuss für …
  • Mitwirken in Projektgruppe …
  • Teilnahme am Schulungsprogramm
Tipp QMB Infobrief

Sich entlang eines Organigramms zu hangeln ist nicht so schwer. Um eine Stellenbeschreibung für die komplette Belegschaft wirklich gut zu gestalten, ist eine gute Prozessstruktur notwendig. Wenn das Prozessmanagement steht, können Sie durchdachte Stellenbeschreibungen anfertigen.

Tipp aus dem QMB Infobrief

Bringen Sie Soft Facts unter

Bislang steht die Aufbauorganisation bis hin zur Stelle eines Prozesses. Bringen Sie jedoch noch mehr Aspekte sinnvoll unter. Die Aussage „Mache ich nicht, steht nicht in meiner Stellenbeschreibung“ bringt den Betrieb sonst ins Stocken. Abbildung 3 zeigt einen Vorschlag zu Kommunikation und Berichtspflichten.

Abb. 3: Kommunikation und Berichtspflichten

„Kommunikation“ ist hier bewusst recht allgemein und hängt von der Stelle ab. Es geht es um Teilnahme an Meetings, Jours fixes, Projektbesprechungen, Führungskreis-Treffen, Schicht-Übergaben usw. Diese Kommunikationsformen sollten natürlich existieren.

Die Schnittstellen-Kommunikation ist oft schwierig. Sehr häufig haben die Stelleninhaber und
-inhaberinnen diese gar nicht auf dem Schirm. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie sie hier benennen. Nennen Sie die direkten Schnittstellen und die zuständigen Funktionen. Bei Berichtspflichten gebe ich zu bedenken, dass sie sich oft schneller ändern, als Sie Stellenbeschreibungen überarbeiten können.

Tipp QMB Infobrief

Vermeiden Sie Formulierungen wie „Kommunikation wird über das IT-System geführt“. Bringen Sie noch das Wort „ausschließlich“ unter, stirbt jede Kommunikation. Kommunikation zu regeln ist nicht einfach. Es existiert auch noch ein Unterschied zu „Informationsfluss“.

Tipp aus dem QMB Infobrief

Personenbezogene Informationen

Zu guter Letzt wird die Stellenbeschreibung um individuelle Daten ergänzt. Abbildung 4 zeigt einen Ausschnitt, der in vielen Unternehmen wesentlich ausführlicher dargestellt ist. Ich habe mich auf ein paar Details konzentriert.

Abb. 4: Bezahlung und Qualifikationsstatus

Die Gehaltsstufe, Tarif und Belohnungssystem ist eine wichtige Information . Belohnungssysteme werden in der Regel an Kennzahlensysteme gekoppelt. Ich sehe darin vor allem die Anforderungen zu Bewusstsein (7.3) berührt. Deshalb sollte ein ausführliches Gespräch dazu stattfinden. Zum Abschluss wird der Bezug zur Person hergestellt. Diese Zeilen brauche ich wohl nicht näher zu erläutern.

Beispiel: Stellenbeschreibung QMB

Beauftragte erhalten in der Regel eine Benennungsurkunde. Eine Stellenbeschreibung haben sie für diese Funktion nicht immer. Ich wende das oben erklärte Schema beispielhaft für einen QMB an. Auch wenn Sie jetzt ganz gespannt sind: Die Vergütungsfrage kann ich nicht klären.

Einordnung in Aufbauorganisation

  • Standort des Unternehmens: Ihres vielleicht?
  • Bezeichnung der Stelle: Qualitätsmanagementbeauftragte/r
  • Bereich: Stabsstelle, Beratung der Geschäftsführung
  • Direkte/r Vorgesetzte/r: Geschäftsführung
  • Wird vertreten durch: Geschäftsführung
  • Vertritt: –
Tipp QMB Infobrief

Die Funktion QMB vertritt in der Regel niemanden, es sei denn er/sie kann die Aufgaben einer anderen Beauftragtenfunktion übernehmen (Umwelt, Informationssicherheit usw.).

Tipp aus dem QMB Infobrief

Aufgaben, Zuständigkeiten und Befugnisse

  • Zuständigkeiten: Beratung der Geschäftsführung in Fragen des Qualitätsmanagementsystems, Unterstützung der Prozesseigner und -eignerinnen in Fragen des Prozessmanagements und dessen Dokumentation, Organisation von Zertifizierungsaudits, Durchführen von internen Audits
  • Befugnisse: QMB darf jederzeit in die Dokumente und Datenbanken der einzelnen Bereiche Einsicht nehmen. Bezüglich des QM-Systems ist der QMB berechtigt, den einzelnen Bereichen Termine vorzugeben und Fortschritte einzufordern.
  • Verantwortungen: Aktualität des QM-Systems und der dazugehörigen Dokumentation im gesamten Anwendungsbereich.
  • Aufgaben als Prozesseigner/in: Internen Auditprozess organisieren und durchführen.
  • Führungsaufgaben: –
  • Hauptaufgaben: Unterstützung der Prozesseignerinnen und -eigner, interne Beratung zu Qualitätsmanagement, interne Schulungen zu QM halten bzw. organisieren.
  • Nebenaufgaben: Qualitätszirkel moderieren.
  • Weitere Aufgaben: Mitwirken im Ausschuss für Qualitätsmanagement beim DIN im Namen des Unternehmens.
Tipp QMB Infobrief

Ein QMB kann nicht für den Erfolg einer Zertifizierung verantwortlich sein! Eine Zertifizierung wird nur von der Gesamtheit aller Prozesse erreicht. Als „Bonus-Bedingung“ finde ich solche Formulierungen daher eher dubios.

Tipp aus dem QMB Infobrief

Kommunikation und Berichtspflichten

  • Kommunikation:
    Intern: Teilnahme am monatlichen Führungskräfte-Meeting, wöchentliche Besprechungen mit der Geschäftsführung, Ergebnisse aus Qualitätszirkeln an die Prozesseignerinnen und -eigner und Geschäftsführung kommunizieren.
    Extern: Kontakt zur Zertifizierungsgesellschaft und zum Support der QM-Software
  • Schnittstellen-Kommunikation: Geschäftsführung und Prozesseigner und -eignerinnen: im Rahmen der Führungskräfte-Meetings. Weitere Schnittstellen bei Bedarf (unternehmensweit).
  • Berichtspflichten: QMB berichtet wöchentlich in mündlicher Form an die Geschäftsführung bezüglich aktueller QM-Projekte, Audits und Zertifizierung.

Fazit

  • Mit einer Stellenbeschreibung werden mehrere Anforderungen der ISO 9001 an Rollen, Verantwortung und Befugnisse dargestellt.
  • Eine Stellenbeschreibung schafft Klarheit für das Unternehmen, Führungskräfte sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

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