Kaizen-Board | #14

Kaizen-Board Lesezeit: 2 Min.
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Es sind oft die einfachen Dinge, die am besten funktionieren. Vielleicht plagen Sie sich ja auch mit den Gedanken, wie Sie dem Credo der ständigen Verbesserung am besten gerecht werden. Wie soll es organisatorisch ablaufen? Wer kontrolliert? Welche Belohnung soll es geben? Wieviel Zeit braucht man dafür? Wie erkläre ich es dem Chef, damit er zustimmt? Ich stelle Ihnen hier das Kaizen-Board als praktikablen Ansatz vor.

Kaizen-Board

Das Kaizen-Board ist eine unkomplizierte Lösung, die mit ein paar einfachen Regeln sehr gut funktioniert. Sie brauchen drei Dinge:

  • eine Magnet- oder Korktafel (das spätere Kaizen-Board)
  • Magnete bzw. Nadeln in ausreichender Anzahl
  • Kaizen-Karten für die Ideen

Bereiten Sie das Kaizen-Board vor, indem Sie eine großflächige Tabelle mit 4 Spalten vorbereiten:

Foto (c) Elke Meurer
Foto (c) Elke Meurer

Spalte 1 „Vorschläge“: In diese Spalte werden die Kollegen die Kaizen-Karten heften. Nach der Auswertung wandern die Karten weiter in die Spalten 2 und 3.

Spalte 2 „Ablehnung, weil“: Ideen, die abgelehnt werden (müssen), sollten auf keinen Fall unter den Tisch fallen. Nutzen Sie die Karte weiterhin als Ideenträger (Idee nicht durchstreichen!) und vermerken Sie eine Begründung (sehr wichtig!), weshalb die Idee nicht umgesetzt werden kann.

Spalte 3 „Durchführung“: Zeigen Sie, welche Ideen angenommen wurden und sich in der Umsetzung befinden.

Spalte 4 „bereits umgesetzt“: Manche Ideen werden schneller umgesetzt als Kollegen es wahrnehmen können. Lassen Sie die Karte in die letzte Spalte wandern, wenn die Umsetzung abgeschlossen ist.

Die Kaizen-Karte

Foto (c) Elke Meurer
Foto (c) Elke Meurer

Hier ist Ihrer Gestaltungsfreiheit keine Grenze gesetzt. Die Karten können „Marke Eigenbau“ aus dem eigenen Drucker stammen oder Sie lassen Sie  Postkartenformat (oder jedem anderen Format, z. B. Bierdeckel) drucken.

  • Sie brauchen darauf Raum für die Idee.
  • Platz für das Datum des Einreichens.
  • Platz für den Namen des Ideengebers (freiwillig).

Für Auswertung und Umsetzung legen Sie folgende Felder auf der Karte an:

  • Raum für die Zielformulierung,
  • Namen des Verantwortlichen (Prozesseigners),
  • Ideen-Durchführenden,
  • Datum der angestrebten Fertigstellung,
  • Datum des Reviews.

Die Regeln für das Kaizen-Board

  1. Führungskräfte müssen Zeit einplanen, die eingereichten Vorschläge zu prüfen und zu bewerten. Zu Beginn der Aktion ist dazu etwas mehr Zeit notwendig. Da die Summe der Vorschläge im Verlauf nachlässt, verringert sich der Aufwand.
  2. Vorschläge zeitnah auswerten (auf den Karten steht ein Datum)
  3. Ablehnungen müssen unbedingt begründet werden!
  4. Transparenz für abgelehnte und angenommene Vorschläge. Auch abgelehnte Ideen können als Input für neue Ideen fungieren.
  5. Mit einzelnen Mitarbeitern (evtl. Vorschlaggeber) die Umsetzung besprechen, Ziele definieren, Termine vereinbaren.
  6. Ergebnisse mitteilen und wertschätzen.

Es geht auch ohne Geld-Prämien

Sobald ich in einer Veranstaltung Verbesserungssysteme thematisiere, kommt sehr schnell eine Diskussion auf: „Wie soll man das denn belohnen? Das kann doch kein Mensch bezahlen.“ In den Köpfen ist meist das altbekannte Prämiensystem verankert, wonach ein einzelner Mitarbeiter eine „ordentliche“ Prämie erhält.

Motivation und Verbesserungssysteme gehören unbestritten zusammen. Prämiensysteme sollten jedoch entstaubt werden, denn Geld allein motiviert nicht. Ehrliche Wertschätzung (und nicht nur ein dahingeplappertes Lob aus dem letzten Manager-Knigge) schafft eine viel höhere Verbundenheit und Anreiz sich mit der betrieblichen Situation auseinander zu setzen.

Bereits im letzten Jahr hat die ZEIT den Artikel „Was Mitarbeiter wirklich motiviert“ veröffentlicht. Der Autor stellt auch die Probleme der monetären Belohnung dar. Die rechtliche Situation ist zudem nicht unwesentlich, weshalb ich den ZEIT-Artikel „Was muss der Chef bei Prämienzahlungen beachten?“ zum Arbeitsrecht empfehle.

Tipp QMB Infobrief

Tipp: Schiefertafeln als Ideensammler

Vielleicht haben Sie als Kind ja auch gerne auf Wände gemalt. Es ist doch eigentlich wunderbar, solch eine große Fläche zu haben, auf der man sich austoben darf: kritzeln, malen, Begriffe notieren.

Verwandeln Sie doch Eingangstüren oder andere Flächen mit Hilfe von Tafellack in Ideensammler. Es hat seine Vorzüge, wenn diese „Schiefertafeln“ für viele zugänglich sind. Als Idee sollte man nicht nur Lösungen, sondern auch Fragen betrachten. Nur muss es einen Platz geben, wo solche Fragen eine Weile stehen dürfen – irgendwann kommt eine Antwort dazu.

Foto (c) Sportactive

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