#71 | Erfolgskontrollen von Schulungen

Erfolgskontrolle Fortbildung Personal Lesezeit: 5 Min.
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Die Wirksamkeitsprüfung nach Schulungen ist in vielen QM-Systemen unzureichend. Bereiten Sie diese Beurteilung mit konkreten Aufgaben vor. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen daraufhin, warum sie etwas lernen sollen und Führungskräfte wissen, worauf es bei einer Erfolgskontrolle ankommt.

Wirksamkeitsprüfung macht die Schulung zur runden Sache

Neben den gesetzlichen Pflichten in der jeweiligen Branche (Arbeitssicherheit, Brandschutz, Hygieneschulung) entsteht Schulungsbedarf aus betrieblichen Gründen. Dementsprechend entsteht ein Schulungsplan, der mehr oder weniger umfangreich ist. Im nächsten Schritt werden die geplanten Schulungen organisiert und durchgeführt. Damit ist der Kreislauf aber noch nicht rund. Zum Abschluss ist es wichtig herauszufinden, ob die Schulung gefruchtet hat. Teilnahmebestätigungen treffen – böse formuliert – eine Aussage zur körperlichen Anwesenheit. Sie sagen nichts darüber aus, ob die teilnehmende Person das vermittelte Wissen aufgenommen und verstanden hat. Und ob es dann auch umgesetzt werden kann, steht noch infrage. Lediglich Prüfungen mit Zertifikatsabschlüssen nehmen Ihnen die Arbeit des letzten Schrittes ab: Die Überprüfung, ob das Erlernte tatsächlich erfasst ist und umgesetzt werden kann, wird in einer schriftlichen und/oder mündlichen Prüfung festgestellt.

Tipp Erfolgskontrolle

Der Schulungsplan sollte für die gesamte Belegschaft greifen, das heißt für Personal auf der Ebene der Sachbearbeitung, Führungskräfte und obersten Leitung. Für Führungskräfte und oberste Leitung empfehle ich neben fachlichen Seminaren Coachings zur Förderung der Persönlichkeit.

Definition des Begriffes Kompetenz

Der Begriff Kompetenz ist in der ISO 9000 Grundlagen und Begriffe definiert als „Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen“. Verben betone ich im Normenkontext besonders stark, weshalb ich den Fokus auf „anwenden“ lenken möchte. Die Anwendung ist das Ziel der Schulung, nicht das Wissen. Sie zeigt letzten Endes, ob das gewählte Schulungsprogramm passend war und die teilnehmende Person wirklich davon profitiert hat. Natürlich erfahren Sie auch, ob sie nun in der Lage ist, etwas, was sie vorher nicht oder nicht so gut konnte, nun besser beherrscht oder sich sicherer fühlt. Die Definition ist also eine gute Grundlage für die Erfolgskontrolle.

Anforderung der ISO 9001

Die ISO 9001 fordert von der Organisation, sich darum zu kümmern, dass Schulungen

  • geplant,
  • durchgeführt und
  • deren Wirksamkeit überprüft werden.

Ehrlich gesagt, kann ich es nicht nachvollziehen, wenn auf den Schritt der Erfolgskontrolle verzichtet wird. Personal wird im Berufsbild und dem Arbeitsfeld gefordert und gefördert. Als Organisation investieren Sie Zeit und Geld in die Organisation von Schulungsplänen, stellen den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin frei und bezahlen Fortbildung nebst Reisekosten. Die Personen nehmen diesen Schulungsplan wahr, investieren einen Teil ihrer Freizeit und setzen sich inhaltlich mit den Themen auseinander. Nach diesem Aufwand sollte es im Interesse des Unternehmens sein, den vergleichsweise kleinen Aufwand für die Wirksamkeitskontrolle zu betreiben.

Tipp Erfolgskontrolle

Manche Schulungsprogramme lassen die nötige Portion Flexibilität vermissen oder gehen sogar am Anwendungsfall vorbei. Es mag arbeitserleichternd sein, wenn Sie Ihr Personal auf eine Standardliste eines Schulungsanbieters verweisen und darum bitten, dort eine Schulung zu wählen. Wenn diese Standardliste in den letzten zehn Jahren nicht geändert wurde, ist sie unpassend. Als Auditorin erwarte ich als Minimum, dass Sie die Inhalte geprüft und für Ihre Organisation als geeignet eingestuft haben.

Personalentwicklung betreiben

Die Stellenbeschreibungen liefern, sofern sie tatsächlich an Prozessen orientiert erstellt wurden, viele Informationen für Schulungsinhalte. Die Weiterentwicklung des Personals ist sogar in den Stellenbeschreibungen zu erkennen.

  • Bedarf des Einsatzgebietes (fachliche Ausrichtung)
  • Vertretungsaufgaben und das dafür notwendige Wissen
  • Führungsaufgaben
  • Spezialwissen bzgl. Produkte und Dienstleistungen

Die Stellenbeschreibung beschreibt die Aufgaben zur Stelle im Prozess, nicht zur Person in dieser Stelle. Anders gesagt: Die Stellenbeschreibung muss zum Prozess passen, die Menschen wachsen in das darin beschriebene Profil hinein. Deshalb sollten Sie jährliche Gespräche, Qualifikationsmatrizen und Fortbildungspläne führen. Für die Wirksamkeitsprüfung durch Vorgesetzte ist die Stellenbeschreibung eine gute Grundlage.

Tipp Erfolgskontrolle

Eine Kundin hat sich ein einfaches Hilfsmittel erstellt, um den Bedarf der Zukunft leichter zu erkennen. Sie nimmt das aktuelle Organigramm und entwickelt es für die nächsten drei bis vier Jahre weiter. In diesen jährlichen, eher hypothetischen Organigrammen ist zu erkennen, wer gerade noch in Elternzeit ist oder daraus zurückkommt, wer welche umfangreiche Fortbildung macht oder starten wird (z. B. Meisterschule), wer in den Ruhestand geht, wer auf welche Position nachrücken wird und welche Azubis in welchem Lehrjahr sind. Für nicht besetzte Stellen gibt es ein Blankofeld. Natürlich kommt die Realität anders als gedacht, aber es ist ein greifbares Hilfsmittel.

Unternehmensstrategie und Personalpolitik

Personal muss für die bestehende Tätigkeit ausreichend qualifiziert und kompetent, also sicher in der Anwendung des Wissens sein. Darüber hinaus unterliegt das gesamte Know-how des Personals der Strategie des Unternehmens. Eine Organisation mag aktuell noch so gut am Markt etabliert sein, es gehört immer zu den Aufgaben der obersten Leitung, abzuschätzen oder abzulesen, wohin sich der Trend entwickelt. Dies geschieht im Rahmen der Managementbewertung. Ist also eine Entwicklung des gesamten Unternehmens geplant, zum Beispiel bezüglich innovativer Technologie oder Digitalisierung, so ist es dringend notwendig, rechtzeitig Entscheidungen für die Personalpolitik zu fällen. Mit dieser Entscheidung kann die Entwicklung des Personals starten. Aus strategischen Entscheidungen lassen sich ebenfalls Merkmale für eine Erfolgskontrolle ableiten.

Führungskräfte und Personal melden Bedarf

Bedarfsmeldung zur Fortbildung kommt in der Regel aus den Bereichen selbst. Im Tagesgeschäft fällt auf, wo der Schuh drückt. Führungskräfte benennen dementsprechend Personen und Qualifikationsbedarf. Das sind die Fortbildungsschwerpunkte, die sich zusätzlich ergeben und nicht direkt aus der Stellenbeschreibung abgelesen werden, weil sie mit der persönlichen Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu tun haben.

Der Prozess Entwicklung des Personals

Nachdem Strategie, Qualifikationsbedarf und Budget – ebenfalls eine Entscheidung der Managementbewertung bezüglich Ressourcen – feststehen, organisieren Sie das Schulungsprogramm und treffen entsprechende Entscheidungen. Soll es eine Fortbildung mit Zertifikat oder eine Weiterbildung mit Teilnahmebestätigung, eine Referentin oder ein Referent in Ihrem Auftrag oder ein Angebot eines Bildungsträgers sein. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Daraus ergibt sich ein Info-Paket für die Personen, sodass sie die Schulung antreten können. Geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, die an Schulungen und Unterweisungen teilnehmen, vorab ein Info-Paket an die Hand. Das sind Informationen für die Schulung und „für danach“.

Eine Aufgabe für danach

Nach der Schulung kommt der wirklich wichtige Teil: Aus der Fortbildung kommt nun ein Kollege oder eine Kollegin zurück, der/die Impulse für die eigene Arbeit und neues Wissen mitbringt. Das ist keine Überraschung, denn der Schulungsplan steht schon seit längerer Zeit fest. Die Person braucht nun eine Aufgabe, damit sie das neue Wissen anwenden kann. Theoretisches Wissen verfliegt nach nur kurzer Zeit. Es wird erst dann „brauchbar“, wenn die Person eine Chance zur Anwendung hat. Planen Sie bereits im Vorfeld eine Aufgabe (oder mehrere mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden). Die Aufgabe der Führungskraft besteht darin, die Umsetzung zu begleiten und zu bewerten. Die Erfolgskontrolle fällt bei einer klaren Aufgabe wesentlich leichter.

Tipp Erfolgskontrolle

Bei einer Inhouse-Schulung zum Thema Projektmanagement hat die Personalabteilung mit mir im Vorfeld die Phase nach der Schulung besprochen.

Die Personalabteilung gab mir eine gute Zielvorgabe, was mit der Schulung bezweckt wird, und ich habe Anhaltspunkte gegeben, welche Anschlussaufgaben sinnvoll sind. Nachwachsende Führungskräfte sollten lernen, Projekte zu führen und konnten Projektvorschläge machen. Einige Führungskräfte hatten die Vorstellung, alleine ein „kleines Projekt zu führen“. Da lag schon mal ein Missverständnis vor: Führen heißt nicht „durchführen“, sondern ein Team anführen.

So haben wir im Vorfeld Projektideen von dieser Liste gestrichen und um neue Ideen gebeten, die dann auch kamen. Nach der Schulung hatte somit jede Person eine konkrete Aufgabe für den beruflichen Alltag. Die Aufgabe wurde für einen festgesetzten Zeitraum von mir begleitet.

Zeitpunkt für die Wirksamkeitsprüfung festlegen

Sie kennen diese (unsinnigen) Kundenzufriedenheitsbefragungen, die unmittelbar nach Erhalt eines Produktes erfolgen. In dem Moment kann noch niemand das Produkt beurteilen, sondern erst nach einer Zeit des Gebrauchs. Ähnlich ist es mit Erfolgskontrollen nach Fortbildungen. Sie können Ihre Kollegen und Kolleginnen unmittelbar nach Rückkehr fragen, wie die Veranstaltung war. Wahrscheinlich erhalten Sie ziemlich viele Aussagen zur Anreise, zur Akademie, dem Catering, den Räumlichkeiten und eventuell noch zum Referenten oder der Referentin. Wenn Sie Schulungen organisieren, interessiert Sie das mit Sicherheit. Diese Informationen können Sie später noch erfahren, selbst wenn sie dann mit weniger Begeisterung ausgesprochen werden.

Legen Sie ein Zeitfenster fest, wann die Erfolgskontrolle erfolgen soll bzw. besprechen Sie einen Termin mit den Prozessverantwortlichen. Manchmal ist eine Beurteilung des Gelernten erst nach mehreren Wochen bis Monaten möglich. Gewöhnlich können die Personen, die an der Fortbildung teilgenommen haben, selbst sehr gut einschätzen, ob sie etwas gelernt haben.

Tipp Erfolgskontrolle

Für manche Menschen ist eine Schulung Zeit, in der man nicht arbeiten muss.

Die Aufmerksamkeit ist je nach Motivation der Person manchmal beeinträchtigt. Wenn schon im Vorfeld klar ist, dass man vor dem eigenen Team referieren, an der Maschine etwas vormachen oder eine interne Aufgabe lösen soll, ist die Aufmerksamkeit höher. Machen Sie aus dieser anschließenden Aufgabe kein Geheimnis. Viele sind sogar sehr froh, wenn sie mit einer klaren Erwartungshaltung in eine Fortbildung gehen können.

Aus meiner eigenen Erfahrung in der Erwachsenenbildung weiß ich, dass die Quote der Unmotivierten gering ist. Bei innerbetrieblichen Einweisungen sieht das wohl anders aus.

Erfolgskontrolle Download

Protokollieren Sie die Erfolgskontrolle

Dokumentieren Sie die Erfolgskontrolle. Einen Entwurf für einen Fragebogen finden Sie zum Download und zur weiteren Bearbeitung. Es geht übrigens nicht darum, nur eine Normenanforderung zu erfüllen, zu dokumentieren und abzuheften.

Vorgesetzte sollten anhand von Aufgaben beurteilen, ob sie eine Weiterentwicklung feststellen. Ob sich diese mit der Wahrnehmung des geschulten Mitarbeiters oder der geschulten Mitarbeiterin deckt, ist eine interessante Feststellung. Die wird wiederum in das nächste Personalgespräch einfließen.

Artikel-Foto: © Gerd Altmann

2 Kommentare

  • Sifa Netz

    Verlinkung funktioniert nicht. Ärgerlicher Zeitverlust

    • qmbinfo

      Können Sie mir den genauen Link nennen? Ich habe aus dem Newsletter heraus gerade noch einmal alle Links getestet und alle im Beitrag bis hin zu den Downloads – alle funktionierten.
      Für Ihren Hinweis bedanke ich mich.

      Viele Grüße
      Elke Meurer

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