#29 | Planung des QM-Systems

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Die ISO 9001:2015 ist prozessorientierter als in der 2008er Fassung und zeigt das auch in der Struktur. Das Kapitel Planung (bisher als Unterkapitel geführt) wird aufgewertet, indem es nun eine eigene Hauptanforderung darstellt. Damit wird sie dem PDCA-Kreislauf gerecht.

Das Thema ist somit nicht neu. Qualitätsplanung bezieht sich nicht nur auf die Produktion oder Dienstleistung, sondern insbesondere auch auf das QM-System selbst. Das scheint manchmal unter zu gehen.

Was Sie beachten sollten

Die Einführung eines QM-Systems sollte auf jeden Fall folgende Planungsschritte enthalten:

Projektplanung mit der Geschäftsführung

Welche Vorstellungen existieren (Zertifizierung, Terminierung, Vorgaben etc.)? An der Stelle sollte auch über ein Budget gesprochen werden (Kosten der Zertifizierung, Kosten für Beratung und Schulung und sonstigem).

Beratung in Anspruch nehmen

Zuvor sollten Sie dringend überlegen, was Sie von einem Berater wissen bzw. als Dienstleistung in Anspruch nehmen möchten.

Strategie und Politik

Festlegen von Strategien und Politik, falls dies nicht schon geschehen ist. Dieser Schritt ist ggf. kulturbildend.

Schulung des Führungskreises

Ziel ist das gemeinsame Verständnis von Fachbegriffen und Prozessorientierung. Basiswissen zu Qualitäts- und Prozessmanagement ist daher hilfreich.

Schulung von Prozessverantwortlichen

Diese Schulung kann mit dem vorherigen Punkt gleichzeitig erfolgen (gleiches Ziel).

Vermitteln von Politik und Zielen top down

Es ist wichtig, dass die Geschäftsführung und die Führungskräfte Sinn und Ziel der Einführung eines QM-Systems vermitteln. Dabei sollte nicht die Zertifizierung der Grund Nummer 1 sein, sondern der Nutzen für das Unternehmen.

Erarbeiten der Prozesse

In der Regel ist dies ein abteilungsinternes Arbeiten innerhalb der Teams.

Abstimmung mit vor- und nachgelagerten Prozessen

Die Teams sollten sich regelmäßig austauschen und ihre Arbeit aufeinander abstimmen. Das ist der erste Schritt zur Prozessoptimierung.

Dokumentation

Parallel zur Prozesserarbeitung entsteht die Dokumentation der Prozesse. Ein gemeinsames Layout sollte frühzeitig abgestimmt, freigegeben und zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentenreviews und interne Audits

Überprüfen Sie auf der übergeordneten Ebene das Voranschreiten des Projektes. Dies kann auch durch den Berater gemacht werden. Dadurch erhält die Terminierung der Arbeit noch einmal eine andere Verbindlichkeit. Die Kosten hierfür sollten bereits berücksichtigt sein.

Managementbewertung der Geschäftsführung

Mittlerweile ist ein gewaltiger Zeitraum vergangen (ca. 9-12 Monate) und Sie leben bereits Ihr QM-System, auch wenn es sich noch im Aufbau befindet. Die Geschäftsführung sollte das Voranschreiten und auch den Geschäftsalltag (Prozesse, Produkte usw.) bewerten und Entscheidungen treffen. Besonders für die Zertifizierung ist dieser Schritt wichtig.

Entscheidung für den Zertifizierungstermin

Sie sollten zu Beginn bereits überlegen, wann Sie die Zertifizierung nun durchführen möchten. Ein Berater kann Ihnen bei der Entscheidung helfen. Der Zeitraum wird von nun an jährlich der gleiche sein und sollte in Ihren Jahresrhythmus passen (Messezeiten, Kernurlaubszeiten usw.).
Spätestens jetzt ist es an der Zeit eine Zertifizierungsgesellschaft auszuwählen (Datenbank der Deutschen Akkreditierungsstelle). Diese Entscheidung kann zu einem x-beliebigen Zeitpunkt zuvor gefällt sein (oftmals schon vor Projektstart).

Planung nach der Zertifizierung

So wie der PDCA ein Kreislauf eine Endlosschleife ist, sondern immer wieder von Vorne startet, so ist auch die Qualitätsplanung zu sehen. Planung des QM-Systems und der Geschäftsprozesse lassen sich nun nicht mehr voneinander trennen. Das Einführungsprojekt ist abgeschlossen und das System unterliegt jetzt der ständigen Verbesserung. Beachten Sie bei der Planung immer wieder:

  • Zuständigkeiten
    Jedem Mitarbeiter muss seine Aufgabe im QM-System klar sein (nicht nur dem QMB). Führungskräfte sind ebenfalls Mitarbeiter.
  • Maßnahmen
    Maßnahmen sind nichts anderes als kleine Projekte. Sie dürfen in der Priorisierung der Alltagsaufgaben nicht untergehen.
  • Budgetierung
    Es fallen Kosten an. Zum einen für die Zertifizierung, aber auch ggf. für Maßnahmen.
  • Umsetzung von Planung mit Zielen
    Die Formulierung von Zielen spielt eine wesentliche Rolle. Sie müssen heruntergebrochen werden. Empfehlenswert ist der Einsatz von Projektplänen oder Zielprogrammen.

Beitragsfoto © lichtkunst.73 | pixelio.de

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