Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz abgestimmt auf die Prozesse. Mit der 5S-Methode schaffen Sie eine dauerhafte Struktur, Ordnung und Sauberkeit. Selbstdisziplin ist manchmal nicht so leicht. Sie fällt Ihnen leichter, wenn die Grundstruktur gut ist.
Gehen Sie aufgeräumt ans Tageswerk
Die Arbeit geht leichter von der Hand und macht mehr Spaß, wenn der Arbeitsplatz vorbereitet und in gewisser Weise einladend ist. Ein aufgeräumter Zustand ist dabei nur ein Aspekt. Ordnung folgt dem persönlichen Empfinden von Einzelnen und kann nicht als Maßstab herhalten. Damit sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Schichtdienst oder im Einsatz bei der Job-Rotation schnell zurechtfinden, ist die Methode 5S sehr hilfreich. Außerdem gelingt es ihnen damit, Anforderungen an Hygiene, Ergonomie und Sicherheit zu berücksichtigen. Das Ziel ist ein geordneter Arbeitsbereich, der sich am Prozess orientiert.
5S besteht aus fünf Phasen, die mit jeweils einem japanischen Wort überschrieben sind (s. Abb. 1). Es sind zwei Übersetzungen geläufig: Die eine beginnt ebenfalls mit Worten, die den Anfangsbuchstaben S tragen, bei der zweiten beginnen die Worte mit dem Buchstaben A. So kommt die Bezeichnung 5A-Methode zustande. Es handelt sich dabei um das gleiche Vorgehen.
Abb. 1: Phasen der 5S-Methode
Seiri: sortieren
An Arbeitsplätzen kommt im Laufe der Zeit einiges zusammen, egal ob es im Büro, in der Produktion oder in der Logistik ist. Nehmen Sie sich überschaubare Räume vor, die Sie unter die Lupe nehmen. Dabei betrachten Sie die Gebrauchsgegenstände, Werkzeuge und Material. Manchmal lohnt es sich auch, den Standort von Maschinen infrage zu stellen.
- Entfernen Sie, was Sie nicht (mehr) brauchen (Quarantäne).
- Identifizieren Sie, was Sie laufend brauchen.
- Identifizieren Sie, was Sie weniger oft (z. B. wöchentlich) brauchen.
- Identifizieren Sie, was Sie seltener (z. B. einmal im Quartal, jährlich) brauchen.
Ziel ist nun, den Dingen einen passenden Standort zuzuweisen. Die Quarantäne ist kein neuer Sammel-Standort, sondern während des Sortierens eine Art Parkplatz für Dinge, über die Sie noch eine Entscheidung treffen müssen.
- Lösen Sie die Quarantäne gegen Ende unbedingt auf! Entweder ergibt sich eine neue Verwendung (z. B. an anderen Arbeitsplätzen) oder Sie können den Gegenstand entsorgen.
- Finden Sie einen Ort am Arbeitsplatz für die laufend verwendeten Dinge.
- Legen Sie einen Ort in der Nähe des Arbeitsplatzes fest für die weniger oft verwendeten Dinge.
- Finden Sie einen Ort für selten verwendete Dinge.
Aus den Positionen 3 und 4 ergeben sich vielleicht Orte, die von mehreren Bereichen gemeinsam genutzt werden können.
Seiton: systematisieren mit der 5S-Methode
Konzentrieren Sie sich auf das Notwendige. Die Dinge sollten dem Arbeitsfluss und den dort arbeitenden Menschen gerecht werden (Körpergröße, Rechts-/Linkshänder usw.).
Gegenstände brauchen einen festen Platz, den Sie auf eine vereinbarte Weise markieren (Schablonen, Steckplätze, Fotografien, Beschriftungen, Farben usw.).
Diese Phase schließt sich gedanklich sehr schnell an die erste an. Wichtig ist nun, die Plätze festzuhalten. Daher sind Markierungen sehr wichtig. Ist der Gegenstand nicht da (sondern in Gebrauch), ist der vorgesehene Platz schnell anderweitig in Anspruch genommen.
Seiso: Sauberkeit
Führen Sie eine Grundreinigung und kleine Reparaturen durch, es ist eine gute Gelegenheit für eine Inspektion. Eventuell muss die Infrastruktur renoviert werden, z. B. in Räumen mit hohen Hygiene-Anforderungen.
Halten Sie die Augen offen, woher eventuell Schmutz kommen könnte. Banale Lösungen wie regelmäßig ausgetauschte Schmutzauffangmatten können zu einer höheren Sauberkeit insgesamt beitragen.
Bei defekten Geräten entscheiden Sie über Reparatur oder Entsorgung.
Seiketsu: standardisieren
Die Ergebnisse der Phasen 1 bis 3 werden nun zur Routine. Dazu müssen ggf. Prozesse im Detail angepasst werden. Wenn möglich, unterstützen Sie die Integration durch einfachste Hilfsmittel, die wenig Zusatzaufwand erfordern. Dokumente können eine Idee sein, manche Lösungen sind jedoch noch einfacher.
Es geht darum, alte Gewohnheiten zu durchbrechen. Das passiert nicht von heute auf morgen. Unterstützen Sie die Integration der Ergebnisse durch:
- farbige Markierungen
- Regelungen, die so kurz wie nur möglich formuliert werden können
- Schulungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen
- Checklisten
Shitsuke: Selbstdisziplin mit der 5S-Methode
Eigentlich sind Sie jetzt fertig. Der Arbeitsplatz ist nun prozessorientiert. Die Selbstdisziplin ist die abschließende Phase, die nie aufhört.
Wenn die neuen Standards praktiziert werden sollen, müssen auch Kontrollen stattfinden. Als Sanktion reicht oft schon, dass ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin erkennen muss, sich nicht an die selbst entworfenen Regeln gehalten zu haben. Führen Sie verschiedene Kontrollmechanismen ein:
- Selbstkontrollen
- 5S-Runden durch Kollegen und Kolleginnen in festem Turnus
- 5S-Runden durch Vorgesetzte
- 5S-Audits durch bereichsfremde Personen
Kontrollen, Runden und Audits können nach festgelegten Checklisten durchgeführt werden. Verschiedene Managementsysteme lassen sich dabei berücksichtigen.
Fazit zur 5S-Methode
Die 5S-Methode ist keine Theorie, sondern pure Praxis. Falls Sie besonders komfortzonen-treue Kollegen und Kolleginnen haben, können Sie mit einem einzelnen Schrank, einer Schublade oder einem Werkzeugkoffer Überzeugungsarbeit leisten. Manchmal wollen andere nur auf den Geschmack gebracht werden.
Foto © stokpic