Wann haben Sie diese Frage das letzte Mal gestellt? War sie ehrlich gemeint oder nur eine rhetorische Floskel? Lernen im Prozess findet meist nur nebenher statt. Die Situation sieht meistens so aus: Sie wickeln einen Kundenauftrag ab. Sobald individuelle Situationen auftreten (Änderungen oder zusätzliche Dienstleistungen), brauchen beteiligte Personen im Prozess mehr Entscheidungsfreiraum. Das sind durchaus spannende Aufgaben, die den Beruf ausmachen. Darauf möchten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht verzichten – und Unternehmen stellen genau diese Fähigkeit als besonderes Know-how heraus.

Lernen und Verbesserungen

Gerade der positive Verlauf eines Kundenprojektes verleitet dazu, keine nähere Betrachtung durchzuführen – und schon bleibt es bei der eingangs genannten Floskel.

Das Bedürfnis erledigte Aufgaben zu reflektieren fällt von Typ zu Typ unterschiedlich aus. Die Einstellung reicht von „Zeitverschwendung“ über „alleine mache ich das nicht“ und „ich würde ja gerne, aber weiß nicht wie“ zu „das mache ich immer“. Bevor etwas schiefgeht und eine Reihe mehr oder weniger bedrückter Teammitglieder an einem Tisch sitzt, sollten besser regelmäßig Kundenaufträge rückblickend besprochen werden. Besonders aus „gerade nochmal gut gegangenen“-Aufträgen lässt sich tatsächlich lernen, da Fehlerquellen aufgetreten sind. Nur aus Fehlern kann man bekanntlich lernen.

Rückblick gehört zum Auftrag

Sie kennen das Problem: Eine Aufgabe ist noch nicht ganz erledigt, da liegt schon die nächste auf dem Tisch. Wer im Projektgeschäft arbeitet wird mit der Tatsache konfrontiert, dass Ende des Projektes A sich zeitlich mit Beginn des Projektes B überschneidet. Dennoch sollte regelmäßig Zeit eingeräumt werden, Aufträge zu reflektieren:

Wann lohnt es sich?
Die zeitliche Gestaltung hängt grundsätzlich von Art und Umfang der Aufgabe ab. Bei Projekten empfehle ich grundsätzlich ein Feedback-Gespräch am Ende des Projektes – egal wie kurz der Projektzeitraum war. In längeren Projekten (z.B. ein Jahr Dauer) sollte zu Meilensteinen (Zwischenzielen) ein reflektierendes Gespräch im Team stattfinden.

Bei der Abwicklung von Kundenaufträgen in kurzen Zeitabständen, empfehle ich in regelmäßigen Abständen ein kurzes Meeting einzuberufen und über die letzten Aufträge zu sprechen (z.B. alle 14 Tage).

Wieviel Zeit braucht man?

Dafür gibt es keine Faustformel. Das Abschluss-Meeting kann relativ kurz sein (z.B. eine Stunde) oder als Workshop einen ganzen Tag in Anspruch nehmen. Wichtig ist, dass Sie die vielleicht zu Beginn eingeplante Zeit nicht als Puffer betrachten, der für andere Aufgaben benutzt wird.

Wie gehen wir vor?

Ob Intervall-Meeting oder einmaliges Abschluss-Meeting: beides sollte geplant und von Anfang an allen bekannt sein. Geben Sie innerhalb des Meetings jedem Kollegen die Gelegenheit, seinen Beitrag zu leisten. Reflektieren Sie gemeinsam, welche Probleme entstanden sind, welche Lösungsversuche und endgültigen Lösungen unternommen wurden. Es kann sein, dass Ihnen in diesem Meeting die noch bessere Lösung einfällt.

Was machen wir mit dem Ergebnis?

In diesen Meetings wird kollektives Firmen-Wissen aufgebaut. Es ist gut, Probleme und Lösungen festzuhalten und grundsätzlich anderen Kollegen zugänglich zu machen (Wissens-Datenbank, Firmen-Wiki oder ähnliches).

Tipp: Feiern Sie!

Sonderaufträge, besondere Aufgaben (zum Beispiel Veränderungsmaßnahmen) und Projekte sind emotional geladen. Jeder ist froh, wenn ein Haken für „erledigt“ gesetzt werden kann. In der Regel bildet das Rückblick-Gespräch im Team den Abschluss. Allein deshalb ist es schon kein gewöhnliches Meeting. Hierfür lege ich Ihnen zwei wichtige Tipps ans Herz:

1. Legen Sie den Termin für das Abschluss-Meeting zeitnah an das tatsächliche Ende des Projektes fest. Wenn ein Projekt am 16. August endet und Sie erst am 6. September zum Abschluss-Meeting einladen, ist der Bezug verloren. Alle Mitarbeiter sind bereits mit neuen Aufgaben beschäftigt (oder sogar schon fertig). Der zweite Tipp macht es übrigens noch wichtiger, zeitnah das Abschluss-Meeting einzuberufen:
2. Feiern Sie. Das letzte Meeting sollte etwas lockerer und vor allem persönlicher sein.  Es gibt viele Varianten zu feiern: selbstgebackener Kuchen, ein gemeinsames Frühstück oder Pizza-Essen auf Firmenkosten. Es geht nicht um den materiellen Wert, sondern um die Wertschätzung, die damit ausgedrückt wird.

Foto (c) comzeal