QMB Infobrief Nr. 6 | Was lernen wir daraus?

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Guten Tag,

die Sonne lacht Sie an diesem Wochenende hoffentlich wieder an. Sicherlich wird wieder das ein oder andere Grillfeuer brennen. Grillen ist übrigens eine optimale Ausgangssituation für Verbesserungen. Zum Thema Verbesserungen erfahren Sie in diesem QMB Infobrief etwas mehr.

Eine Anmerkung in eigener Sache: Inzwischen freue ich mich über 115 Abonnenten des QMB Infobriefes. Der persönliche Überblick droht damit zu schwinden :-). Sollten Sie mir via Xing eine Kontaktanfrage schicken, verraten Sie mir bitte, ob Sie Abonnent sind oder wir uns aus einem anderen Zusammenhang her kennen. Natürlich freue ich mich über Ihre Kontaktanfragen.

Ich erhalte regelmäßig Kontaktanfragen und oftmals kann ich nicht nachvollziehen, warum die Person mit mir in dauerhaftem Kontakt bleiben möchte. In der Vergangenheit haben sich manche Kontakte für mich als lästig erwiesen, da ich nach Kontaktbestätigung regelmäßig mit Werbemails „versorgt“ wurde. Das ist für mich ein Grund den Kontakt zu beenden und inzwischen auch, Kontaktanfragen ohne erkennbaren Zusammenhang nicht anzunehmen.

Ein schönes Wochenende wünsche ich Ihnen – und vielleicht auch einen vergnüglichen Grillabend!

Beste Grüße

Ihre Elke Meurer

 

Was lernen wir daraus?

Wann haben Sie diese Frage das letzte Mal gestellt? War sie ehrlich gemeint oder nur eine rhetorische Floskel?

Die Situation sieht meistens so aus: Ein Kundenauftrag wird abgewickelt. Sobald individuelle Situationen auftreten (Änderungen, Sonderaufträge, zusätzliche Dienstleistungen), brauchen alle beteiligten Mitarbeiter mehr Entscheidungsfreiraum. Das sind durchaus spannende Aufgaben, die den Beruf ausmachen. Darauf möchten die Mitarbeiter nicht verzichten – und Unternehmen stellen genau diese Fähigkeit als besonderes Know-how heraus.

Droht etwas schief zu gehen, kann der Mitarbeiter nach wie vor reagieren. Es muss jedoch nichts schief gehen. Wer den Auftrag bis zum Schluss bearbeitet, wird weiterhin Einfluss nehmen können.

Gerade der positive Verlauf verleitet dazu, keine nähere Betrachtung durchzuführen – und schon bleibt es bei der eingangs genannten Floskel.

 

Verbesserungen passieren nicht von alleine

Das Bedürfnis erledigte Aufgaben zu reflektieren fällt von Typ zu Typ unterschiedlich aus. Die Einstellung reicht von „Zeitverschwendung“ über „alleine mache ich das nicht“ und „ich würde ja gerne, aber weiß nicht wie“ zu „das mache ich immer“. Bevor etwas schief geht und eine Reihe mehr oder weniger bedrückter Mitarbeiter an einem Tisch sitzt, sollten besser regelmäßig Kundenaufträge rückblickend besprochen werden. Besonders aus „gerade nochmal gut gegangenen“ Aufträgen lässt sich tatsächlich lernen, da Fehlerquellen aufgetreten sind. Nur aus Fehlern kann man bekanntlich lernen.

 

Zeit läuft | (c) Lupo pixelio.de

Rückblick gehört zum Auftrag

Sie kennen das Problem: Eine Aufgabe ist noch nicht ganz erledigt, da liegt schon die nächste auf dem Tisch. Wer im Projektgeschäft arbeitet wird mit der Tatsache konfrontiert, dass Ende des Projektes A sich zeitlich mit Beginn des Projektes B überschneidet. Dennoch sollte regelmäßig Zeit eingeräumt werden, Aufträge zu reflektieren:

Wann lohnt es sich?
Die zeitliche Gestaltung hängt grundsätzlich von Art und Umfang der Aufgabe ab. Bei Projekten empfehle ich grundsätzlich ein Feedback-Gespräch am Ende des Projektes – egal wie kurz der Projektzeitraum war.

Bei längeren Projekten (z.B. ein Jahr) sollte zu Meilensteinen (Zwischenzielen) ein reflektierendes Gespräch im Team stattfinden.

Bei der Abwicklung von Kundenaufträgen in kurzen Zeitabständen, empfehle ich in regelmäßigen Abständen ein kurzes Meeting einzuberufen und über die letzten Aufträge zu sprechen (z.B. alle 14 Tage).

Wieviel Zeit braucht man?

Dafür gibt es keine Faustformel. Das Abschluss-Meeting kann relativ kurz sein (z.B. eine Stunde) oder als Workshop einen ganzen Tag in Anspruch nehmen. Wichtig ist, dass Sie die vielleicht zu Beginn eingeplante Zeit nicht als Puffer betrachten, der für andere Aufgaben benutzt wird.

Wie gehen wir vor?

Ob Intervall-Meeting oder einmaliges Abschluss-Meeting: beides sollte geplant und von Anfang an allen bekannt sein. Geben Sie innerhalb des Meetings jedem Kollegen die Gelegenheit, seinen Beitrag zu leisten. Reflektieren Sie gemeinsam, welche Probleme entstanden sind, welche Lösungsversuche und endgültigen Lösungen unternommen wurden. Es kann sein, dass Ihnen in diesem Meeting die noch bessere Lösung einfällt.

Was machen wir mit dem Ergebnis?

In diesen Meetings wird kollektives Firmen-Wissen aufgebaut. Es ist gut, Probleme und Lösungen festzuhalten und grundsätzlich anderen Kollegen zugänglich zu machen (Wissens-Datenbank, Firmen-Wiki oder ähnliches).

 

Foto (c) Gerd Altmann | pixelio.de

Tipp QMB Infobrief

Tipp QMB Infobrief

 

Tipp: Feiern Sie!

Sonderaufträge, besondere Aufgaben (zum Beispiel Veränderungsmaßnahmen) und Projekte sind emotional geladen. Jeder ist froh, wenn ein Haken für „erledigt“ gesetzt werden kann. In der Regel bildet das Rückblick-Gespräch im Team den Abschluss. Allein deshalb ist es schon kein gewöhnliches Meeting. Hierfür lege ich Ihnen zwei wichtige Tipps ans Herz:

  1. Legen Sie den Termin für das Abschluss-Meeting zeitnah an das tatsächliche Ende des Projektes fest. Wenn ein Projekt am 16. August endet und Sie erst am 6. September zum Abschluss-Meeting einladen, ist der Bezug verloren. Alle Mitarbeiter sind bereits mit neuen Aufgaben beschäftigt (oder sogar schon fertig). Der zweite Tipp macht es übrigens noch wichtiger, zeitnah das Abschluss-Meeting einzuberufen:
  2. Feiern Sie. Das letzte Meeting sollte etwas lockerer und vor allem persönlicher sein.  Es gibt viele Varianten zu feiern: selbstgebackener Kuchen, ein gemeinsames Frühstück oder Pizza-Essen auf Firmenkosten. Es geht nicht um den materiellen Wert, sondern um die Wertschätzung, die damit ausgedrückt wird.

 

Inhalt der September-Ausgabe: Controlling mit Hilfe von Meilensteinen

Der QMB Infobrief erscheint am 10. jedes Monats. Auf der Website www.der-qmb.info können Sie sich jederzeit zum Abo an- sowie abmelden.

 

Kleingedrucktes

QMB Infobrief Nr. 6 erschienen am 10. August 2013

(c) Elke Meurer, August 2013

Verantwortlich für den Inhalt ist Elke Meurer. Sie dürfen den QMB Infobrief weiterleiten oder daraus zitieren (der Link des QMB Infobriefes entspricht der Quellenangabe).

Wenn im QMB Infobrief Links auf externe Seiten eingesetzt sind, so sind diese sorgfältig ausgewählt. Für die Aktualität dieser Links kann ich jedoch nicht garantieren.

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