Nr. 24 | Schnittstellen

(c) Deborah Weber | pixelio.de
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QMB Infobrief Liebe Leserinnen und Leser,

warten Sie auch auf Neuigkeiten bezüglich der ISO 9001? Ich auch. Die für diesen Monat vermutete Veröffentlichtung der Finalen Entwurfsfassung (FDIS) ist noch nicht in Sicht. Also müssen wir weiterhin geduldig auf die genauen Anforderungen warten.
Wollen wir hoffen, dass die Schnittstellen bei der Überarbeitung abgestimmt sind. Jedenfalls sind sie das heutige Thema des QMB Infobriefes.
Ich wünsche Ihnen einen schönen Start in den Frühling.

Ihre

Elke Meurer

Das Besondere an Schnittstellen

Der Begriff wird in der Unternehmenssprache oft eingesetzt, oft auch die englische Version interfaces. IT-Spezialisten kennen ihn bestens.

Schnittstellen sind auch Bestandteil von Prozessen, genauer gesagt von Prozessketten. Sie bilden das Zwischenstück zwischen zwei Prozessen.

 

Risikopunkt Schnittstelle

Schnittstellen sind als potentielle Ineffizienzen bekannt. Die Prozesse A und B verlaufen geplant und sind optimiert. Jedoch ist die Kommunikation zwischen Ihnen – die Schnittstelle – nicht ausreichend erfasst. Somit kommt es zu Schwachpunkten in der Prozesskette.

 

Zuständigkeit für Schnittstellen

Wer möchte schon für einen Schwachpunkt zuständig sein? Es ist leichter Prozesse abzustecken und Prozesseigner festzulegen als die Kommunikation und Abstimmung zwischen zwei oder gar mehreren Prozessen zu regeln.

 

Checkliste für die Übergabe

Für alle Prozesse ist es wichtig, die Schnittstelle zu kennen. Beim Festlegen von Prozessen ist es wichtig, nicht bei den Tätigkeiten innerhalb des Prozesses aufzuhören. Die Übergabe an weitere Prozesse (sowohl vor- wie nachgelagert) muss ebenfalls abgestimmt sein.

  1. Stellen Sie die Schnittstellen Prozesse haben oftmals mehrere Vor- oder Nachfolgeprozesse. Jede einzelne Schnittstelle ist wichtig.
  2. Legen Sie aus Sicht des Nachfolgeprozesses das Ziel für den Prozess fest. Der Nachfolgeprozess entspricht dem internen Kunden, dessen Anforderungen erfüllt werden müssen.
  3. Stellen Sie fest, welche Informationen (Spezifikationen) der Prozess vom Nachfolgeprozess braucht, damit die Anforderungen geklärt sind.
  4. Legen Sie fest, welche Funktionen regelmäßig miteinander kommunizieren müssen, damit der Informationsaustausch gewährleistet ist.
  5. Damit die Sachlichkeit des Austauschs unterstützt wird, sind Checklisten hilfreich.
  6. Legen Sie gleichermaßen Funktionen fest, die mit dem Vorgängerprozess regelmäßig Austausch
  7. Legen Sie die Schnittstellen im Verantwortungsbereich der Prozesseigner Die o.g. Funktionen können Mitarbeiter des Prozesses sein. Die Verantwortung für die Schnittstelle sollte nicht nur einem, sondern allen Prozesseignern zugeordnet werden. Die Abstimmung an den Schnittstellen kann nur erfolgreich funktionieren, wenn die Verantwortung in den beteiligten Prozessen liegt.

 

Foto (c) Deborah Weber | pixelio.de

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