#18 | Prozesseigner mit Download-Datei

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QMB Infobrief Guten Tag liebe Leserinnen und Leser,

Prozessmanagement gehört zu meinen Steckenpferden. Qualitätsmanagement ist aus meiner Sicht untrennbar damit verbunden. Wer seine Prozesse konsequent gestaltet, bedient jede prozessorientierte Norm problemlos. Dieser QMB Infobrief ist der Auftakt zum Schwerpunkt Prozessmanagement, denn die Revision ISO 9001:2015 wird diesen Ansatz konsequent weiterentwickeln.

Heute stelle ich die Funktion und Aufgaben eines Prozesseigners dar. Im Download-Bereich finden Sie eine Datei, die Ihnen bei der Zuteilung von Aufgaben für den Prozesseigner hilfreich ist.

Beste Grüße

Ihre Elke Meurer

 

Hierarchie im Unternehmen

Die Verantwortlichkeiten im Unternehmen werden in der Regel hierarchisch geordnet und in einem Organigramm festgehalten. Darin ist zu erkennen, wer die Abteilungsleitung innehat. Mit der Abteilungsleitung ist die disziplinarische Befugnis und Verantwortung geregelt. Die Abteilungen haben ein abgestecktes Aufgabenfeld.

Ob die Hierarchie nun steil oder flach ist: Prozesse und Verantwortung im Prozess sind damit noch nicht geklärt.

 

Prozesse und Abteilungen

Die Abteilungsgrenze ist nicht unbedingt die Grenze eines Prozesses. Es vereinfacht die Zuständigkeiten, wenn ein Prozess innerhalb einer Abteilung abläuft, jedoch ist dies nicht immer möglich. Wenn ich zudem an kleine Unternehmen denke, ist dort noch nicht mal eine Abteilungsstruktur vorhanden (was auch übertrieben wäre). Klarheit entsteht hier nur durch Zuständigkeit für festgelegte Aufgaben.

 

Prozesseigner als Verantwortlicher

„Viele Hände schaffen der Arbeit schnell ein Ende.“ Da will ich dem Volksmund nicht widersprechen: wenn viele anpacken, werden Aufgaben zügig erledigt. Wenn sie erledigt sind, sind die Ergebnisse dann auch gut? Eine abschließende Kontrolle ist notwendig und zwar nach jedem Prozess. Schließlich soll keine halbfertige Arbeit an Kollegen oder Kunden übergeben werden. Hier ist es zum einen notwendig, Prozesse festzulegen (erster Arbeitsschritt bis letzter Arbeitsschritt) und zu bestimmen, wer die Verantwortung dafür trägt. Das ist der Prozesseigner (Prozessinhaber).

 

Aufgaben des Prozesseigners

Der Prozesseigner kann in der Hierarchieebene zu finden oder ein Mitarbeiter sein. Prozessmanagement ist also nicht hierarchiegebunden. Typische Aufgaben eines Prozesseigners:

  • Verantwortung für den ordentlichen Ablauf des Prozesses
  • Kontrolle und ggf. Freigabe des Ergebnisses
  • Absprachen mit Vorgänger- und Nachfolgeprozess
  • Personaleinsatz für Prozess koordinieren (Krankheitsfall, Urlaubsvertretung)
  • Rückmeldung über Ablauf des Prozesses
  • Freigeben von notwendigen Dokumenten (Checklisten, Anweisungen usw.)

Im Download finden sie eine Datei, mit deren Hilfe Sie das Aufgabengebiet eines Prozesseigners festlegen können.

 

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