#39+40 | Qualitätsziele haben und umsetzen sind zweierlei

Rainer Sturm | pixelio.de Lesezeit: 2 Min.
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Schon seit vielen Jahren gehört es zur Pflichtübung im Qualitätsmanagement, Qualitätsziele zu formulieren und dafür zu sorgen, dass sie im Unternehmen bekannt sind. Die Umsetzung dieser Ziele gehört dann oftmals zum Geschick der Beteiligten. Mit der ISO 9001:2015 sind die Anforderungen verändert. Die Mehrarbeit ist sinnvoll investiert.

Theorie und Praxis

Natürlich haben Unternehmen Ziele. Das braucht niemand in Frage zu stellen und die Anforderung der Norm ist somit eine Selbstverständlichkeit. Aus vielen QMB- und Kundengesprächen kann ich folgendes Fazit ziehen:

  • Die Geschäftsführung setzt (zu) viele Ziele, aber keine Prioritäten.
  • Ein alter Irrglaube: „Qualitätsziele gelten nur für QM“.
  • Qualitätsziele sind unklar formuliert.

Dem Irrglauben können wir gleich entgegen treten: Natürlich kann es im Qualitätsmanagement ein eigenes Ziel geben (wie das nachfolgende Beispiel zeigt). Allerdings sind davon alle Bereiche des Unternehmens berührt. Qualität ist Teamarbeit und wird nicht von wenigen ausgewählten Personen erarbeitet.

SMART sollen Ziele sein

SMART-Regel

Kennen Sie die SMART-Regel, die Sie auch für Ziel- und Aufgabenstellung vielleicht schon nutzen? Die Anwendung scheint jedoch schwer zu fallen. Es gibt Konflikte bei der Formulierung, denn zum einen soll die Formulierung kurz und knackig sein und zum anderen SMART, also mehrere Aspekte bedienen. Da liegt es für viele nahe, jeden einzelnen Buchstaben der Regel mit einem Satzfragment zu bedienen. Das stiftet erfahrungsgemäß für Verwirrung.

Die SMART-Regel hilft beim Überprüfen, ob das Ziel ausreichend formuliert ist, nicht beim Schreiben. Nehmen wir folgendes Beispiel:

Variante 1: „Ein QM-System soll bis Mitte nächsten Jahres eingeführt werden.“

Die Formulierung ist nur auf dem ersten Blick ein Ziel. Die oberste Leitung benennt den Termin nur vage, keinen Standard als Grundlage für das QM-System und auch keine Zertifizierung. Diese Variante ist nicht SMART.

SMARTes Beispiel

Variante 2: „Bis zum 31.07.2017 ist im gesamten Unternehmen ein Qualitätsmanagement-System nach ISO 9001 eingeführt und bereit für die Zertifizierung. Dazu sind die Prozesse aller Bereiche aufeinander abgestimmt, strukturiert und organisiert. Die Geschäftsführung trifft notwendige Entscheidungen in den monatlichen Führungskräfte-Meetings.
Dokumente für Prozesse sind bis dahin erstellt bzw. aktualisiert; überflüssige „deaktiviert“.
Führungskräfte und Personal erhalten eine Grundlagenschulung zum Thema Qualitäts- und Prozessmanagement bis Ende August.“

SMART-Regel zur Kontrolle

S: Die Zielformulierung ist ausführlich und für alle (sprachlich) verständlich formuliert.
M: Die Messbarkeit ergibt sich aus den Kriterien ISO 9001 als Referenzgrundlage und der Zertifizierungsreife.
A: Prozesse sollen strukturiert und Personal aller Ebenen geschult sein; Anforderungen der ISO 9001 sollen berücksichtigt sein; Geschäftsführung trifft notwendige Entscheidungen (=aktive Mitarbeit)
R: Richtwert für einen Einführung ist 12-18 Monate. Grundsätzlich ist es innerhalb der Zeit machbar. Da alle beteiligt und geschult werden, ist es realistisch.
T: Fixer Termin. Mit gut 12 Monaten ist eine Minimalzeit vorgegeben, die zwar sportlich sein kann, aber unter den gegeben Bedingungen machbar ist.

Soweit zur Formulierung. Jetzt versteht jeder das Ziel, es geht an die Umsetzung.

Qualitätsziele top-down

Die ISO 9001 fordert nun etwas ganz einfaches und logisches: Planen Sie, damit diese Ziele von oberster Ebene (gesamtes Unternehmen) bei den Mitarbeitern ankommen. Planen Sie dabei,

  1. welche Aufgaben erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen (Soll-Zustand).
  2. welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
  3. wer dafür die Verantwortung trägt.
  4. bis wann (Termin) die jeweilige Aufgabe erledigt werden soll.
  5. wie das Ergebnis bewertet wird.
Q-Ziele herunterbrechen

Qualitätsprogramm oder Projektstrukturplan

Seitens der ISO 9001 gibt es keine formelle Anforderung, also keine Einschränkung aber auch keine Hilfestellung. Erkundigen Sie sich im Unternehmen, mit Hilfe welcher Methode Ihre Kolleg*innen planen (= Wissen der Organisation nutzen). Wer bereits nach ISO 14001 (Umweltmanagement) arbeitet, dürfte das Umweltprogramm kennen. Nutzen Sie es analog für das Qualitätsmanagement.
Alternativ können Sie Methoden des Projektmanagements an dieser Stelle nutzen (Projektstrukturplan). Etablieren Sie eine Methode, damit Sie im kommenden Jahr die nächsten Ziele planen und steuern können.

Zeitaufwand und Prioritäten

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie aufgrund der veränderten Anforderung mehr Zeit auf die Planung der Umsetzung von Qualitätszielen verwenden müssen. Mit diesem Aufwand haben Sie den Vorteil Prioritäten stärker zu beachten. Eine solide Planung verspricht ein besseres Erreichen der Ziele.

Foto (c) Rainer Sturm | pixelio.de

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