Nr. 33+34 | Planung Ihrer Audits

Print Friendly, PDF & Email

QMB Infobrief Zweck von internen Audits

Das ganze Jahr über versinken wir in den Details unserer Aufgaben. Kunden, Projekte, Meetings und Termine diktieren den Tagesablauf.

Manchmal wäre es doch gut, einen Schritt zurückzutreten und die Arbeit aus der Distanz heraus zu betrachten.

Die Idee ist gut, hat aber zwei Haken:
Erster Haken: Der Tagesablauf ist eng getaktet und lässt dafür keine Zeit.
Zweiter Haken: Bei der eigenen Arbeit werden wir betriebsblind. Der Blick über den Tellerrand, zu Kollegen und anderen Prozessen fehlt.

Mit Hilfe von internen Audits umgehen Sie genau diese beiden Haken: Die Aufgabe des internen Audits übernimmt eine neutrale Person, die nicht nur einen Ausschnitt, sondern die Zusammenhänge der Organisation sieht.

Organisieren mit dem Auditprogramm

Der Begriff Auditprogramm sorgt manchmal für Verwirrung. Das Programm stellt die Summe aller Audits dar, die Sie im Laufe des Geschäftsjahres (oder einem anderen Zeitrahmen) organisieren müssen. Es ist ein rein organisatorisches Hilfsmittel, das Sie besser nicht mit einem Kalender versuchen umzusetzen, sondern mit einer ausführlicheren Datei.
Vor etwa 2 Jahren habe ich im Download-Bereich eine Datei zur Verfügung gestellt.

Das Auditprogramm für das kommende Jahre sollten Sie im Dezember oder Januar erstellen. Selbstverständlich kann es auch zu einem anderen Zeitpunkt sein. Mit meiner Empfehlung gehe ich davon aus, dass Ihr Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. In der Regel wird die Managementbewertung gegen Ende des Geschäftsjahres gemacht. Diese ist die Grundlage für die Zielsetzung der internen Audits.

Wer das Auditprogramm erstellt, ist für den Prozess des Auditierens der Prozesseigner, also der Verantwortliche. In der Regel ist das der QMB. Es ist sehr empfehlenswert, dass er nicht selbst auditiert, sondern als eine Art Mentor den Auditoren zur Verfügung steht. Auch die Arbeit des QMB muss auditiert werden.

Der Auditplan kommt später

Die Planung der Details aller Audits kann später erfolgen. Der Plan wird in der Regel vom Auditor gemacht. Es ist seine Aufgabe in Absprache mit der Zielsetzung des Programms, das einzelne Audit zu planen, vorzubereiten, durchzuführen und den Bericht zu schreiben.

Dienstleister oder Mitarbeiter als Auditor?

Erwarten Sie jetzt meinen Werbeblock? … Der kommt später.
Ich halte sehr viel davon, dass eigene Mitarbeiter die Audittätigkeiten übernehmen. Das hat einen ganz einfachen Grund: Mitarbeiter kennen sogar den Keller, in dem man Leichen verstecken kann.
Vorzüge von Audits mit eigenen Auditoren ist die detaillierte Betriebskenntnis.

Die Vorzüge eines externen Dienstleisters als Auditors liegt in der Beratung und Neutralität gegenüber dem Unternehmen. Im Rahmen von internen Audits darf eine Beratung stattfinden.
Eine Aufgabe, die gerne bevorzugt Dienstleistern übertragen wird, ist das Auditieren der Geschäftsführung. Durch das Unterstellungsverhältnis sind Mitarbeiter oftmals befangen, was gut nachvollziehbar ist.

Eine Mischung aus beidem ist vielleicht der effektive Weg. Eigene Mitarbeiter führen Prozessaudits durch und ein Dienstleister die internen Systemaudits (Normenforderung).

Nutzen Sie auf jeden Fall die Erkenntnisse aus den Audits.

 

Vorteile des QMB InfobriefNewsletters

Das Thema des Newsletters finden Sie auf dieser Website – Monat für Monat, zeitgleich mit dem Versand an die Abonnenten, erscheint der Text an dieser Stelle. So können Sie sich einen Eindruck verschaffen, was Sie im Newsletter erwartet.

Im Newsletter finden Sie zusätzlich:

  • Internet- und Literaturtipps
  • Veranstaltungshinweise
  • Webinarhinweise – vor allem die nächsten Termine und Themen der QM-Sprechstunde
  • Ankündigung des nächsten Themas

Abonnieren Sie den QMB Infobrief und verpassen Sie nichts mehr.

 

(Bild © Stephanie Hofschlaeger | pixelio.de)

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.