Planung Ihrer Audits | #33

Planung Ihrer Audits Lesezeit: 2 Min.
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Es ist Zeit für das interne Audit. Das ganze Jahr über versinken wir in den Details unserer Aufgaben. Kunden, Projekte, Meetings und Termine diktieren den Tagesablauf. Manchmal wäre es doch gut, einen Schritt zurückzutreten und die Arbeit aus der Distanz heraus zu betrachten.

Zweck von internen Audits

Die Idee der distanzierten Betrachtung ist gut, hat aber zwei Haken:
Erster Haken: Der Tagesablauf ist eng getaktet und lässt dafür keine Zeit.
Zweiter Haken: Bei der eigenen Arbeit werden wir betriebsblind. Der Blick über den Tellerrand, zu Teammitgliedern und anderen Prozessen fehlt.

Mit der Hilfe von internen Audits umgehen Sie genau diese beiden Haken: Die Aufgabe des internen Audits übernimmt eine neutrale Person, die nicht nur einen Ausschnitt, sondern die Zusammenhänge der Organisation sieht.

Organisieren mit dem Auditprogramm

Der Begriff Auditprogramm sorgt manchmal für Verwirrung. Das Programm stellt die Summe aller Audits dar, die Sie im Laufe des Geschäftsjahres (oder einem anderen Zeitrahmen) organisieren müssen. Es ist ein rein organisatorisches Hilfsmittel, das Sie besser nicht mit einem Kalender versuchen umzusetzen, sondern mit einer ausführlicheren Datei.
Vor einiger Zeit habe ich im Download-Bereich eine Datei zur Verfügung gestellt und den nachfolgenden QMB Infobrief dazu geschrieben.

Das Auditprogramm für das kommende Jahr sollten Sie im Dezember oder Januar erstellen. Selbstverständlich kann es auch zu einem anderen Zeitpunkt sein. Mit meiner Empfehlung gehe ich davon aus, dass Ihr Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. In der Regel wird die Managementbewertung gegen Ende des Geschäftsjahres gemacht. Diese ist die Grundlage für die Zielsetzung der internen Audits.

Wer das Auditprogramm erstellt, ist für den Prozess des Auditierens zuständig, übernimmt also die Prozesseignerschaft. In der Regel ist das der/die QMB. Es ist sehr empfehlenswert, dass QMBs nicht selbst auditieren, sondern unterstützend den internen Auditoren und Auditorinnen zur Verfügung stehen. Im Audit muss schließlich auch die Arbeit des/der QMB auditiert werden.

Der Auditplan kommt später

Die Planung der Details aller Audits kann später erfolgen. Der Plan wird in der Regel von denjenigen gemacht, die das Auditgespräch am Ende auch führen. Es ist eine Aufgabe in Absprache mit der Zielsetzung des Programms, das einzelne Audit zu planen, vorzubereiten, durchzuführen und den Bericht zu schreiben.

Dienstleistung oder eines Personal für das interne Audit?

Erwarten Sie jetzt meinen Werbeblock?
Ich halte sehr viel davon, dass Personen aus der Belegschaft die Audittätigkeiten übernehmen. Das hat einen ganz einfachen Grund: Sie kennen sogar den Keller, in dem man Leichen verstecken kann.
Vorzüge von Audits mit eigenen Auditoren ist die detaillierte Betriebskenntnis.

Die Vorzüge einer externen Dienstleisterin für die Aufgabe des Auditierens liegt in der Beratung und Neutralität gegenüber dem Unternehmen. Im Rahmen von internen Audits darf eine Beratung stattfinden.
Eine Aufgabe, die gerne bevorzugt Dienstleistern übertragen wird, ist das Auditieren der Geschäftsführung. Durch das Unterstellungsverhältnis sind interne Personen oftmals befangen, was gut nachvollziehbar ist.

Eine Mischung aus beidem ist vielleicht der effektive Weg. Eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen Prozessaudits durch und eine Dienstleisterin die internen Systemaudits (Normenanforderung).

Nutzen Sie auf jeden Fall die Erkenntnisse aus den Audits.

(Bild © inspireus)

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