Lasten- und Pflichtenheft | #13

Lasten- und Pflichtenheft Lesezeit: 2 Min.
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Bevor Sie einen Lieferanten oder Dienstleister beauftragen, ist es sinnvoll, sich mit Lastenheften auseinander zu setzen. Bei Standardprodukten, die einfach nur aus einem Katalog ausgewählt und bestellt werden müssen, ist dies ein relativ leichtes Unterfangen. Kompliziert und spannend wird es bei Leistungen, die Bedürfnisse des Kunden bedienen müssen.

Sie können sich sowohl in die Rolle des Lieferanten als auch des Kunden versetzen, denn Lasten– und Pflichtenheft dokumentieren die beiderseitigen Wünsche und Absprachen, um die es heute geht.

Das Lastenheft – der Anforderungskatalog

Besonders aus öffentlichen Ausschreibungen ist das Lastenheft bekannt. Es wird vom Auftraggeber erstellt und beschreibt möglichst umfassend die Anforderungen. Dabei wird nicht die verlangte Lösung beschrieben, sondern das zu lösende Problem. Wichtig sind hier möglichst präzise Eckdaten von Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Der Vorteil eines Lastenheftes besteht außerdem in der Anforderungsabstufung „muss unbedingt erfüllt werden“ (need to have) und „optional/wünschenswert“ (nice to have).

Ein häufiges Problem ist jedoch, dass Kunden keine Lastenhefte erstellen, sondern diese Aufgabe auf den Auftragnehmer abwälzen wollen. Das Erstellen von Lastenheften ist zeitintensiv. Dabei läuft der Auftraggeber im Grunde Gefahr zu viel oder Unpassendes angeboten zu bekommen. Für den Auftragnehmer ist die Situation schwierig, weil für eine präzise Kalkulation die Grundlage fehlt.

Wenn Sie also einen Auftrag erteilen möchten, überlegen Sie vorher gründlich, welche Vorstellungen Sie haben. Dazu müssen Sie kein Fachmann sein. Der Fachmann kann jedoch mit dieser Grundlage arbeiten.

Die Antwort per Angebot: das Pflichtenheft

Das Ziel des Pflichtenheftes besteht darin, möglichst genaue Informationen zur Lösung und Vertragsabwicklung zu geben. Es berücksichtigt zudem die Abstimmung zwischen den Vertragspartnern bis hin zum Änderungsmanagement. Intern entsteht bereits die erste Planung, so dass Sie die wichtigsten Eckdaten für die Projektsteuerung haben.

Investieren Sie Zeit ins Fachliche

Die fachlichen Bestandteile bilden natürlich den Kern. Damit stellen Sie Ihre Fachkompetenz und Ihre Möglichkeiten zur Umsetzung dar. Reduzieren Sie diesen Teil jedoch nicht auf Imagewirkung, denn auch Ihre Produktion muss auf diesen Informationen aufbauen können:

– Ihre Qualifikation

Mit Verweis auf Referenzprojekte, Kompetenz der Mitarbeiter, Zertifizierungen und Infrastruktur stellen Sie Ihre Qualifikation für den Auftrag vor.

– Beurteilung der Aufgabenstellung

Beschreiben Sie das gestellte Problem und geben Sie Ihre fachliche Einschätzung. Stellen Sie den Nutzen Ihrer Lösung heraus.

– Analyse des Problems und Lösungsansatz

Analysieren Sie das Problem nachvollziehbar und beurteilen Sie die Machbarkeit. Stellen Sie Ihre Lösung entsprechend dar. Wenn Sie sich auf ein gegliedertes Lastenheft beziehen, schreiben Sie Ihre Lösung pro Gliederungspunkt ins Pflichtenheft.

– Projektplan

Den Kunden interessiert im Wesentlichen die Terminierung, jedoch ist auch für interne Zwecke eine detailliertere Planung sinnvoll. Beachten Sie Randbedingungen des Projektes.

– Kalkulation

Geben Sie Ihre Preise an, die Sie am besten modular aufbauen. „Nice to have“-Optionen müssen von bindenden Anforderungen zu unterscheiden sein.

Tipp QMB Infobrief

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Passen Sie das Pflichtenheft im Umfang an das Projekt an. Vier Aspekte beeinflussen den Umfang:

  1. Schwierigkeit: Je komplexer die Lösung ist, desto ausführlicher ist die Beschreibung.
  2. Innovationsgrad: Je weniger Erfahrungswerte vorliegen, desto mehr Lösungsalternativen stellen Sie dar.
  3. Risiko: Je höher das Risiko, desto präziser beschreiben Sie Lösung und Alternativen.
  4. Anzahl der Beteiligten: Je mehr Firmen/Personen involviert sind, desto genauer muss die Zusammenarbeit geregelt werden.

Foto (c) TheDigitalArtist

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