Wir und unser Umfeld | #44 inkl. Download

Wir und unser Umfeld Lesezeit: 2 Min.
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Lange Zeit standen Prozesse und nur wenige interessierte Parteien im Zentrum der Normenanforderungen der ISO 9001. Seit 2015 verändert sich das QM-System, denn es wirft einen Blick über den Tellerrand ins Umfeld des Unternehmens. Die meisten meiner Kunden zucken bei dem Thema noch nicht einmal, da der Kontext einer Organisation immer eine Rolle spielt. Denn es ist doch logisch, andere Unternehmen, diverse Kontakte und Geschäftspartner bei der eigenen Strategieplanung zu berücksichtigen.

Wer muss jetzt was machen?

Jedes Unternehmen, das nach ISO 9001 arbeitet (oder aufgrund der High Level Structure andere Systemnormen), muss die Anforderungen bezüglich des Kontextes der Organisation erfüllen. Dabei geht es inhaltlich um die neuen Anforderungen, relevante Themen und Stakeholder zu kennen.

Wer muss nun innerhalb der Organisation diese Anforderung erfüllen und sich darum kümmern? Die Antwort darauf liefert die Norm wie so oft an dieser Stelle mit der Formulierung „die Organisation muss„. Immer, wenn diese Formulierung auftaucht, muss innerhalb des Unternehmens festlegt werden, wer bzw. welche Funktion sich um die Erfüllung der Anforderung kümmert. Es wäre albern, alle diese Aufgaben dem QMB oder Qualitätsmanager zuzuschieben, nur weil sie in der QM-relevanten Norm stehen. Verantwortlichkeiten und Befugnisse zuzuweisen, ist nach wie vor eine Aufgabe der obersten Leitung.

Wer kümmert sich idealerweise um den Kontext der Organisation?

Das lässt sich so pauschal tatsächlich nicht beantworten. Denn im Grunde sind hier viele Funktionen bezüglich des Umfeldes denkbar:

  • die oberste Leitung, weil es um die Strategie der Organisation geht,
  • der QMB/Qualitätsmanager, weil er unterstützt, den Überblick zu behalten,
  • jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin oder jede Führungskraft, da sie Kontakt zu interessierten Parteien (Stakeholdern) haben.

QMB Infobrief DownloadWie kann man die Anforderung zum Umfeld sinnvoll umsetzen?

Im Downloadbereich zum QMB Infobrief finden Sie eine Tabelle, die Ihnen hilft. Zunächst sollten Sie eine Übersicht der relevanten interessierten Parteien finden. In der Tabelle sind diese gruppiert (Kunden, Lieferanten usw.). Diese Tabelle beschäftigt sich nicht nur mit den interessierten Parteien, sondern auch mit den Themen, die ebenfalls im Kapitel „Kontext der Organisation“ gefordert werden. Themen und Stakeholder gehören in der Regel eng zusammen und können daher gemeinschaftlich behandelt werden.

Die Spalten der Datei

  • Perspektive/Interessierte Partei
    Tragen Sie hier entweder Gruppierungen oder Namen ein. Damit die Tabelle übersichtlich bleibt, empfehle ich Gruppierungen. Die Kriterien der Gruppierung legen Sie fest und müssen sie im Rahmen eines Audits rechtfertigen können.
  • Wettbewerbliche Themen/Verhandlungsstärke
    Der Schwerpunkt in dieser Tabelle liegt auf dem Thema Wettbewerb. Sie können das Thema entsprechend variieren, je nachdem, was für Sie zutreffender ist.
  • Auswirkung
    Benennen Sie die Auswirkung des Stakeholders, die er bei diesem Thema auf Sie hat. Beachten Sie entsprechend positive und negative Aspekte.
  • Strategie
    Welche Strategie verfolgen Sie bezogen auf die Auswirkung? Beachten Sie dabei die grundsätzliche strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens.
  • Zeitraum
    Strategien sollen Wirkung zeigen. Daher erfolgen hier pro Gruppierung zwei Einschätzungen, die durch den Zeitraum definiert werden. Einmal die Betrachtung „heute“ (tragen Sie eine Jahreszahl oder das aktuelle Datum ein) und die angestrebte Situation. Strategien wirken nicht von heute auf morgen, daher sollten realistische Zeiträume gewählt werden. Für die Zukunftsperspektive empfehle ich 3 bis 5 Jahre als Minimum zu wählen.
  • Wie hoch ist die Auswirkung?
    Legen Sie eine kleine Skala zugrunde, damit Sie die Einschätzung visualisieren können.
  • Stärken/Schwächen
    Der Vergleich mit dem Stakeholder kann zu drei Einschätzungen bezüglich des Kräfteverhältnisses führen. Die Einschätzung wird auch hier mit der Zukunftsperspektive verknüpft.
  • Überwachung
    Die ISO 9001 fordert, die Veränderungen bei Themen und interessierten Parteien zu überwachen. Diese Spalte hilft Ihnen, eine Regelung festzuhalten. Legen Sie vor allem auch Überwachungszyklen (oder -termine) fest, auch wenn die Norm diese nicht fordert.
  • Maßnahmen
    Für die praktische Umsetzung sind Maßnahmen notwendig. Klären Sie die Zuständigkeit. Wählen Sie eine sinnvolle Funktion und besprechen Sie mit der Person die Überwachungs- und Berichtsaufgaben.

Foto (c) metamorworks

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