#1 | März 2013

Lesezeit: 3 Min.
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Planen Sie bevor Sie loslegen

Planung ist die früheste Form der Qualitätssicherung. Mit der Planung beginnt auch der PDCA-Kreislauf nach Deming mit seinen vier Schritten plan (planen), do (umsetzen), check (prüfen) und handeln (act).

Es gibt viele Menschen, die von sich selbst behaupten, gerne zu planen. Bei einem Vergleich lässt sich jedoch sehr schnell eine unterschiedliche Tiefe der Planung feststellen. Die einen finden kein Ende und sind noch mit der Planung unzufrieden, wenn das Projekt schon längst läuft. Die anderen sind „Kurz-Planer“ und starten die Umsetzung, nachdem sie drei Striche auf Papier gezeichnet haben (was ein Haus werden soll).

Woran erkennt man denn, wann die Planung ausreichend detailliert ist? Was ist zu viel und was ist zu wenig?

Drei Formeln für die Planung

Die Planung hängt in Ihrem Umfang natürlich vom gewünschten Ergebnis ab. Einen Hausbau zu planen ist umfangreicher und detaillierter als einen Kuchen zu backen. Der Zeitaufwand für die Planung ist also unterschiedlich.

Wichtig ist die erste Leitfrage: Was genau soll am Ende herauskommen? Also ist es wichtig, das Ergebnis so vollständig wie möglich zu kennen und zu berücksichtigen.

Formel Nr. 1: Sind alle bekannten Kriterien des Ergebnisses bedacht, ist die Planung vollständig.

Weiß jeder, was zu tun ist? Je mehr Menschen beteiligt sind, desto mehr gilt es abzustimmen. Jeder Aufgabenbereich muss durchdacht und Zuständigkeiten geklärt sein. Zudem muss die Informationskette stimmen.

Formel Nr. 2: Wenn alle Beteiligten benannt und ihre Aufgaben sowie deren Zusammenhänge formuliert sind, ist die Planung vollständig.

Machen Sie keine Zeitplanung ohne einen Terminkalender, sonst trifft Sie die alte Weisheit wie ein Schlag: am 24.12. ist Heiligabend. Zeitaufwand zu schätzen ist wichtig. Genauso wichtig ist es, diese Schätzung mit der Realität abzustimmen (Schichtdienste, Halb- und Vollzeitstellen, Urlaub, Messen etc.).

Formel Nr. 3: Wenn der geschätzte Zeitaufwand mit der Realität abgestimmt ist, ist die Planung vollständig.

Der Grobplan muss stimmen

Jeder Plan lässt sich detaillierter betrachten und vertiefen. Damit die Umsetzung starten kann, muss der Grobplan nach den o.g. Formeln vorhanden sein. Somit hat der „Kurz-Planer“ seine Kriterien, welches Minimum an Plan er vorlegen muss, damit sein Vorhaben gelingt. Der Detail-Planer kennt die erste Stufe des Plans, ohne sich in Details zu verzetteln.

Die Erfahrung zeigt es: Die in einen gründlichen Plan investierte Zeit macht sich im weiteren Verlauf bezahlt. Rückfragen nehmen ab, Sicherheit entsteht und alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

Wer den PDCA-Kreislauf schon einmal ganz erfassen möchte, kann sich meinen YouTube-Film dazu ansehen.

Der QMB als interner Berater

So lautet mein Tagesseminar. Als externe Beraterin von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) lerne ich verschiedene Firmen und auch deren Verantwortliche für das Qualitätsmanagement-System (QMS) kennen. Die Gespräche bringen mich zu einem einfachen Schluss: ohne die Informationen des QMB könnte ich keine angemessene Beratung durchführen.

Meine Gesprächspartner sind ihrerseits froh, ein fachkundiges Gespräch führen zu können und Ideen zu entwickeln. Eine Konkurrenz zwischen internem und externem Berater existiert für mich nicht. Leider wird der Wert des QMB als interner Berater im Unternehmen nicht in dem Umfang wahrgenommen, wie es sinnvoll wäre.

Die Auseinandersetzung mit diesem Thema hat mich dazu gebracht, das Tagesseminar zu konzipieren und diesen QMB Infobrief mitsamt der Seite www.der-qmb.info ins Leben zu rufen. Ich halte Sie auf dem Laufenden: im QMB Infobrief und auf der Website.

Kommunikation will gekonnt sein

Eine Studie der cetacea GmbH bringt es an den Tag: Kommunikation ist wichtig. Diejenigen, die dafür verantwortlich sind, schätzen ihre Kompetenz jedoch eher gering ein. Lediglich 20% geben an über ausreichende Kompetenz zu verfügen, während 80% sich „eher nicht“ dazu zählen.

Kompetenzen erwirbt man mit der Zeit. Besonders Kommunikationskompetenz ist eng mit der persönlichen Entwicklung verbunden. Gleichzeitig ist es wichtig eingefahrene Strukturen und Gewohnheiten zu überdenken. Ein täglicher Ballast ist häufig eine Flut von E-Mails, die von Kollegen kommt. E-Mails sind (so bestätigt auch die Studie) das häufigste Kommunikationsmittel. Besonders intern können Sie mit einer einfachen Regel für Erleichterung sorgen.

EOM gegen E-Mail-Flut

Funktionieren Sie die Betreffzeile der E-Mail zum Informationsträger um: Notieren Sie die wichtige Aussage in der Betreffzeile und beenden Sie sie mit einem verabredeten Kürzel. Zum Beispiel:

„Kundentermin verschiebt sich auf den 16. dieses Monats/EOM“

EOM steht hier für „end of message“.

Wichtige Regeln:

  • Betreffzeile muss aussagekräftig sein
  • keine Anhänge mitschicken
  • keine weiteren Nachrichten im Textkörper

Probieren Sie es aus: Sprechen Sie die Regel mit Kollegen ab und setzen Sie die Methode konsequent ein. Künftig brauchen Sie die Mails nicht mehr zu öffnen und Inhalte zu suchen, sondern können gleich auf „gelesen“ umstellen.

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