Kürzlich erhielt ich eine E-Mail mit der Bitte etwas ASAP zuzuschicken (As Soon As Possible = so bald als möglich). Dieses Abkürzungs-Erlebnis hatte ich schon länger nicht mehr und ehrlich gesagt, habe ich es auch nicht vermisst.

Was will mir jemand sagen, der etwas ASAP erledigt haben möchte? Welches Ziel verfolgt die Person? Hat sie überhaupt eines? Bis wann soll ich denn nun etwas erledigen? Die Aufforderung ist und bleibt rätselhaft. Zunächst muss ich die Abkürzung entschlüsseln. Ist mir das gelungen, muss ich sie auch noch interpretieren: Soll ich etwas schnell machen oder dann, wenn es mir möglich ist?

Was ASAP über den Sprecher sagt

Ich kann nicht anders als das Vier-Ohren-Modell anzuwenden und den Sprecher zu hinterfragen. Die o.g. E-Mail hat meine verschiedenen Interpretationen zu Personen wiederbelebt, die ASAP gerne und regelmäßig benutzen:

• Wichtigtuer („es reicht, wenn ich den Termin kenne und du springst“),
• Groupies („ich kenne ganz wichtige Abkürzungen, die du nicht kennst“) und
• Zauderer („eigentlich brauche ich es sofort, trau mich aber nicht, es zu sagen“).

Es gibt sicherlich noch mehr Formulierungen des modernen „Business-Sprech“, die ähnliche Rückschlüsse zulassen. Für den Sprecher sind sich nicht gerade schmeichelhaft.

Klarheit ist höflich

Es kommt oft vor, dass jemand kurzfristig etwas benötigt. Das kennen wir alle. Bei vielen sind diese Anrufe und E-Mails schon Standard. Ich bin dann immer froh, wenn ich einen klaren Termin bekomme. Ob der Termin machbar ist, ist eine andere Frage. Zumindest liegt jedoch eine klare, vielleicht verhandelbare Aussage vor. Meine Bereitschaft, darauf einzugehen ist jedenfalls vorhanden.

Delegieren Sie mit klaren Worten

ASAP ist mir noch aus grauer Vorzeit meiner Angestelltentätigkeit bekannt. Das ist mehr als 10 Jahre her, weshalb ich wohl überrascht war, noch einmal damit konfrontiert zu werden.
Vorgesetzte erteilten gerne Aufgaben mit Kommentaren wie „bis gestern“ oder „aber ASAP“ und entschwanden. Die wenigsten haben sich wahrscheinlich einen Gedanken um die Auswirkung gemacht. Es spricht ja nichts dagegen, den vermeintlich witzigen Spruch loszulassen. Dann sollte aber Klarheit folgen und ein Termin genannt werden. Das ist kollegial und der Kollege hat schließlich die Chance, seine Prioritätenliste erneut zu besprechen. Dann entscheidet sich, was wirklich möglich ist.

Und die E-Mail habe ich natürlich beantwortet. Sobald es für mich möglich war.

Packen wir es an: Umsetzung nach der Planung

Im letzten QMB Infobrief war der Beginn des PDCA-Kreises Thema, die Planung. Den Kreislauf möchte ich heute fortsetzen, also geht es um die Umsetzung des Geplanten.

Ihre Aufmerksamkeit möchte ich auf die Schnittstelle zwischen Planung und Umsetzung lenken. Hier läuft der Kreislauf gerne mal aus dem Ruder. Sie kennen das vielleicht aus Ihrem Privatleben: Gerade haben Sie mit Freunden oder Familie am Tisch gesessen, etwas geplant und beschlossen – dann stehen alle auf und machen etwas anderes als besprochen. Im Berufsleben ist es nicht anders. Zuletzt machte der Berliner Flughafen mit dieser Schnittstelle von sich reden: Der Brandschutzplan war von den Behörden freigegeben worden (muss also in Ordnung gewesen sein), wurde jedoch nicht umgesetzt. Stattdessen wurde etwas anderes (schlechteres) gemacht.

Schwören Sie die anderen ein

Die Schnittstelle ist der wichtige Punkt, an dem Sie ansetzen. Sorgen Sie dafür, dass jeder das Ziel, seine Aufgaben und den Plan versteht. Für viele Menschen ist Planung eher ein kreativer Vorgang („Wir planen ein Fest – wie schön“) denn eine verbindliche Absprache. Daher muss der Plan für alle nachvollziehbar sein. Jedoch muss diese Verbindlichkeit so viel Spielraum lassen, dass Flexibilität während der Umsetzung möglich ist.

Beobachten Sie die Umsetzung

Seien Sie nicht genervt, wenn jemand „dumme Fragen“ stellt, sobald es an die Umsetzung geht. Diese Fragen zeigen, welche Vorgaben zum Ziel oder Hinweise in der Planung fehlten. Begleiten Sie die Umsetzung, kontrollieren Sie und korrigieren Sie, damit das Ziel erreicht wird.

Ach ja: die „dummen Fragen“ sollten schon direkt in Ihren Lernprozess für die nächste Planung eingehen.

Meetings, die was bringen

Meetings sind notwendig, manchmal auch ein notwendiges Übel. Es gibt kleine Tricks, damit Meetings gelingen und auch von den Teilnehmern akzeptiert werden:

• Moderation. Kein Meeting ohne Moderation, denn einer muss das Meeting eröffnen, das Gespräch lenken und das Meeting beenden.
• Kurz-Meetings. Kurze Meetings morgens zu Arbeitsbeginn, am besten im Stehen in der Teeküche. Thema sind nur die Arbeiten des aktuellen Tages. Solch ein Meeting dauert vielleicht 10-15 Minuten – und bleibt im Gedächtnis.
• Kleiner Kreis. Je kleiner die Gruppe ist, desto reger ist die Beteiligung. Veranstalten Sie nur Meetings mit einem großen Personenkreis, wenn es nicht anders geht.

Filme sind Dokumente

Es ist gar nicht mal so selten: Sie sollen einen Vorgang beschreiben, der im QM-Handbuch erfasst werden muss. Dumm nur, dass auch noch die Kollegen das Beschriebene verstehen und danach arbeiten sollen. Dazu kommt Ihr Gefühl, dass die Kollegen „den Papierkram“ gar nicht lesen werden.

Schlagen Sie den visuellen Weg ein: Fotos sind inzwischen keine Seltenheit mehr, wenn es um das korrekte Bestücken von Schubladen und Werkzeugen geht. Statische Bilder sind jedoch nicht immer ausreichend. Am besten lässt sich z.B. das korrekte Desinfizieren von Händen mit einem Film zeigen.

Die DIN EN ISO 9001 gestattet den Unternehmen freie Medienwahl in der Dokumentation. Sie müssen lediglich die entsprechenden Anforderungen erfüllen, d.h. der Film muss z.B. freigegeben und bei Bedarf überarbeitet werden (Lenkung von Dokumenten). Bei QM-Handbüchern, die per IT-Netzwerk, Intranet oder Internet zur Verfügung gestellt werden, lassen sich Filme problemlos integrieren.