Der Begriff wird in der Unternehmenssprache oft eingesetzt, oft auch englisch: interfaces. IT-Spezialisten kennen ihn bestens. Schnittstellen sind auch Bestandteil von Prozessen, genauer gesagt von Prozessketten. Sie bilden das Zwischenstück zwischen zwei Prozessen.

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Risikopunkt Schnittstelle
Zuständigkeit für Schnittstellen
Checkliste für die Übergabe

Risikopunkt Schnittstelle

Schnittstellen sind als potenzielle Ineffizienzen bekannt. Die Prozesse A und B verlaufen geplant und sind optimiert. Jedoch ist die Kommunikation zwischen Ihnen nicht ausreichend erfasst. Somit kommt es zu Schwachpunkten in der Prozesskette.

Zuständigkeit für Schnittstellen

Wer möchte schon für einen Schwachpunkt zuständig sein? Es ist leichter Prozesse abzustecken und Prozesseigner festzulegen als die Kommunikation und Abstimmung zwischen zwei oder gar mehreren Prozessen zu regeln.

Checkliste für die Übergabe

Für alle Prozesse ist es wichtig, die Schnittstellen zu kennen. Davon gibt es mindestens zwei, da es immer einen Vorgängerprozess und einen Nachfolgeprozess gibt. Wie die nachfolgende Abbildung zeigt, können es wesentlich mehr sein. Für alle Prozesse gilt, nicht nur die Tätigkeiten innerhalb des Prozesses zu regeln. Zum QM-System und Prozessmanagement gehört es auch, die Schnittstellen zu regeln – sonst ist die Leistungsfähigkeit der Prozesse, die an einem gemeinsamen Ergebnis arbeiten (Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung) sehr stark reduziert.

Stimmen Sie daher die Übergabe an Prozesse ab:

1. Stellen Sie die Schnittstellen fest. Prozesse haben in der Regel mehrere Vor- oder Nachfolgeprozesse. Jede einzelne Schnittstelle ist wichtig. Identifizieren Sie daher die komplette Prozesskette.
2. Legen Sie aus Sicht des Nachfolgeprozesses das Ziel für den Prozess fest. Der Nachfolgeprozess entspricht dem internen (oder externen) Kunden, dessen Anforderungen erfüllt werden müssen.
3. Stellen Sie fest, welche Informationen (Spezifikationen) der Prozess vom Nachfolgeprozess braucht, damit die Anforderungen geklärt sind.
4. Legen Sie fest, welche Funktionen regelmäßig miteinander kommunizieren müssen, damit der Informationsaustausch zwischen diesen Prozessen gewährleistet ist.
5. Damit die Sachlichkeit des Austauschs unterstützt wird, sind Checklisten hilfreich.
6. Legen Sie gleichermaßen Funktionen fest, die mit dem Vorgängerprozess regelmäßig Austausch pflegt.
7. Legen Sie die Schnittstellen im Verantwortungsbereich der Prozesseigner*innen fest. Die o.g. Funktionen für den Informationsaustausch können Mitarbeiter*innen des Prozesses sein. Die Verantwortung für die Schnittstelle sollte nicht nur einem, sondern allen beteiligten Prozesseigner*innen zugeordnet werden.

Wenn die Verantwortlichen der beteiligten Prozesse ihre Verantwortung erkennen und wahrnehmen, kann die Schnittstelle erfolgreich funktionieren.

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