Stellenbeschreibungen und Verfahrensanweisungen regeln die Kommunikation im Unternehmen. Ergänzt werden sie im Einzelfall durch Standards (z.B. mit VDMI-Matrix). Somit ist alles geregelt – wenn da nicht die Ausnahmen wären.

Immer wieder höre ich, dass Kommunikation im Projekt nicht funktioniert und Informationen nicht da ankommen, wo sie gebraucht werden. Näher betrachtet, handelt es sich auch nicht um die berücksichtigte Standardsituation, sondern in der Regel um Projekte oder Maßnahmen. Projekte und Maßnahmen werden über begrenzten Zeitraum durchgeführt und verlangen Sonderregelungen. Deswegen brauchen Sie nun nicht Ihre Dokumentation zu ändern, sondern helfen Sie sich und anderen mit einer einfachen Lösung: einem Kommunikationsplan.

Im Download finden Sie eine Excel-Datei, die Sie für diesen Zweck einsetzen können. Die Tabelle erklärt sich selbst; sie folgt der Frage „Wer informiert wen wann worüber und wie?“. Wichtig zu klären sind die ersten beiden Spalten, die Sender und Empfänger der Kommunikation klären.

In der Tabelle sind wenige Funktionen eingebaut, die in der Datei selbst erklärt werden.

Nehmen Sie sich zu Beginn einer Maßnahme oder eines Projektes die Zeit, diese Tabelle vollständig auszufüllen. In der Spalte „wie“ lassen sich z.B. auch Dateivorlagen für Protokolle, Berichte oder Kontaktlisten per Hyperlink hinterlegen. Erklären Sie bitte Ihren Kollegen, dass dieser Plan für ein bestimmtes Projekt gilt und die regulären Kommunikationsabläufe davon nicht berührt werden. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, erlischt dieser Plan.

Viel Erfolg mit Ihrer Kommunikationsplanung!

Nur wer handelt, verbessert

Es ist schön, wenn eine Prüfung zu einer Erfolgsbestätigung führt. Jedoch ergeben Prüfungen nur Sinn, wenn daraus Schlüsse gezogen werden. Genau das passiert bei Act – so heißt die letzte Phase des PDCA-Zyklus‘. Die Prüf-Ergebnisse werden bewertet und führen zu zwei Dingen:

a)      einer Korrektur der Umsetzung, so dass das Ergebnis tatsächlich verwendet werden kann.

b)      einer Präzisierung der Planung.

Wenn der Vorgang noch einmal stattfinden soll, ist es notwendig aus den Ergebnissen zu lernen. Selbst bei vergleichbaren Vorgängen können Sie aus den Ergebnissen lernen und Ihren Erfahrungsschatz aufbauen.

Warten Sie nicht bis zur nächsten Planung, denn dann können Sie sich nicht mehr an Details erinnern. Erfassen Sie Ihre Verbesserungsansätze möglichst sofort.

Act bringt das Leben in den PDCA-Zyklus.

Risikomanagement kommt

Seit Dezember letzten Jahres ist die europäische Norm DIN EN 15224 zum Thema „Dienstleistungen in der Gesundheitsversorgung – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen nach EN ISO 9001:2008“ freigegeben. Sie lehnt sich sehr stark an die ISO 9001 an, konzentriert sich in ihrem Anwendungsbereich jedoch auf das Gesundheitswesen.

Bei der Erarbeitung dieser Norm wurden bereits Anforderungen berücksichtigt, die die ISO 9001 in der Revision 2015 enthalten wird. Auffallend ist dabei das Stichwort Risikomanagement. Es ist davon auszugehen, dass Risikomanagement künftig in allen Unternehmen eine wichtige Rolle spielen wird, die sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen.

Tipp: Ihre Schatztruhe

„Wohin mit den Notizen?“ – Kennen Sie den Gedanken auch? Lange Zeit habe ich vieles (Verbesserungen, Ideen usw.) auf losen Zetteln oder Post-its notiert. Deren Schicksal bestand in der Regel darin, dass sie der nächsten Aufräum-Aktion zum Opfer fielen, vor allem, weil ich mit dem Stichwort nichts mehr verbinden konnte und das herumliegende Papier lästig wurde.

Seit ein paar Monaten sammele ich meine Ideen, kurze Besprechungsergebnisse, Eindrücke nach Terminen etc. in einem kleinen Notizbuch. Ich warte nicht mehr bis ich am PC sitze, um alles in „ordentliche Dateien“ zu schreiben – die verwaisen ohnehin genauso wie Notizzettel.

Suchen Sie ein Notizbuch in der Größe, die Ihnen zusagt. Obwohl ich DIN A4-Fan bin, habe ich ein kleines, da ich es so immer dabei haben kann.

An der Stelle bedanke ich mich doch gleich bei zwei meiner Kunden, die mir solch ein Notizbuch geschenkt haben, ohne zu wissen, wie wichtig sie für mich geworden sind. Nun besitze ich neben dem blauen auch noch ein schwarzes und ein rotes. Die nächsten Ideen können kommen.