Nr. 39+40 | Qualitätsziele umsetzen

Rainer Sturm | pixelio.de

QMB InfobriefQualitätsziele haben und umsetzen sind zweierlei

Schon seit vielen Jahren gehört es zur Pflichtübung im Qualitätsmanagement, Qualitätsziele zu formulieren und dafür zu sorgen, dass sie im Unternehmen bekannt sind.
Die erfolgreiche Umsetzung dieser Ziele gehört dann zum Geschick der Beteiligten.

Mit der ISO 9001:2015 sind die Anforderungen verändert. Sie sorgen auf dem ersten Blick für mehr Arbeit, die jedoch sinnvoll investiert ist.

Theorie und Praxis

Natürlich haben Unternehmen Ziele. Das braucht niemand in Frage zu stellen und die Anforderung der Norm ist somit eine Selbstverständlichkeit. Aus vielen QMB- und Kundengesprächen kann ich folgendes Fazit ziehen:

  • Die Geschäftsführung setzt (zu) viele Ziele, aber keine Prioritäten.
  • Ein alter Irrglaube: „Qualitätsziele gelten nur für QM“.
  • Qualitätsziele sind unklar formuliert.

Dem Irrglauben können wir gleich entgegen treten: Natürlich kann es im Qualitätsmanagement ein eigenes Ziel geben (wie das nachfolgende Beispiel zeigt). Allerdings sind davon alle Bereiche des Unternehmens berührt. Qualität ist Teamarbeit und wird nicht von wenigen ausgewählten Personen erarbeitet.

SMART sollen Ziele sein

SMART-RegelViele Menschen kennen die SMART-Regel, die für Ziel- und Aufgabenstellung gerne genutzt wird. Die Anwendung scheint jedoch schwer zu fallen. Es gibt Konflikte bei der Formulierung, denn zum einen soll die Formulierung kurz und knackig sein und zum anderen SMART, also mehrere Aspekte bedienen. Da liegt es für viele nahe, jeden einzelnen Buchstaben der Regel mit einem Satzfragment zu bedienen. Das stiftet erfahrungsgemäß für Verwirrung.

Die SMART-Regel hilft beim Überprüfen, ob das Ziel ausreichend formuliert ist, nicht beim Schreiben. Nehmen wir folgendes Beispiel:

Variante 1: „Ein QM-System soll bis Mitte nächsten Jahres eingeführt werden.“

Die Formulierung ist nur auf dem ersten Blick ein Ziel. Der Termin ist vage, ein Standard als Grundlage für das QM-System ist nicht benannt und ob eine Zertifizierung gewünscht ist, wird nicht erwähnt. Diese Variante ist nicht SMART.

Variante 2: „Bis zum 31.07.2017 ist im gesamten Unternehmen ein Qualitätsmanagement-System nach ISO 9001 eingeführt und bereit für die Zertifizierung. Dazu sind die Prozesse aller Bereiche aufeinander abgestimmt, strukturiert und organisiert. Notwendige Entscheidungen der Geschäftsführung werden in den monatlichen Führungskräfte-Meetings getroffen.
Dokumente für Prozesse sind bis dahin erstellt bzw. aktualisiert; überflüssige „deaktiviert“.
Führungskräfte und Personal erhalten eine Grundlagenschulung zum Thema Qualitäts- und Prozessmanagement bis Ende August.“

SMART-Regel zur Kontrolle:
S: Die Zielformulierung ist ausführlich und für alle (sprachlich) verständlich formuliert.
M: Die Messbarkeit ergibt sich aus den Kriterien ISO 9001 als Referenzgrundlage und der Zertifizierungsreife.
A: Prozesse sollen strukturiert und Personal aller Ebenen geschult sein; Anforderungen der ISO 9001 sollen berücksichtigt sein; Geschäftsführung trifft notwendige Entscheidungen (=aktive Mitarbeit)
R: Richtwert für einen Einführung ist 12-18 Monate. Grundsätzlich ist es innerhalb der Zeit machbar. Da alle beteiligt und geschult werden, ist es realistisch.
T: Fixer Termin. Mit gut 12 Monaten ist eine Minimalzeit vorgegeben, die zwar sportlich sein kann, aber unter den gegeben Bedingungen machbar ist.

Soweit zur Formulierung. Jetzt versteht jeder das Ziel, es geht an die Umsetzung.

Qualitätsziele top-down

Die ISO 9001 fordert nun etwas ganz einfaches und logisches: Planen Sie, damit diese Ziele von oberster Ebene (gesamtes Unternehmen) bei den Mitarbeitern ankommen. Planen Sie dabei,

  1. welche Aufgaben erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen (Soll-Zustand).
  2. welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
  3. wer dafür die Verantwortung trägt.
  4. bis wann (Termin) die jeweilige Aufgabe erledigt werden soll.
  5. wie das Ergebnis bewertet wird.

Q-Ziele herunterbrechen

Qualitätsprogramm oder Projektstrukturplan

Seitens der ISO 9001 gibt es keine formelle Anforderung, also keine Einschränkung aber auch keine Hilfestellung. Erkundigen Sie sich im Unternehmen, mit Hilfe welcher Methode bisher geplant wurde (= Wissen der Organisation nutzen). Wer bereits nach ISO 14001 (Umweltmanagement) arbeitet, dürfte das Umweltprogramm kennen. Nutzen Sie es analog für das Qualitätsmanagement.
Alternativ können Sie Methoden des Projektmanagements an dieser Stelle nutzen (Projektstrukturplan).

Etablieren Sie eine Methode, denn nächstes Jahr kommen die nächsten Ziele, die geplant und gesteuert werden müssen.

Zeitaufwand und Prioritäten

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie aufgrund der veränderten Anforderung mehr Zeit auf die Planung der Umsetzung von Qualitätszielen verwenden müssen. Der Aufwand hat den Vorteil, dass stärker auf Prioritäten geachtet werden muss. Eine solide Planung verspricht ein besseres Erreichen der Ziele.

Foto (c) Rainer Sturm | pixelio.de

 

QMB InfobriefVorteile des Newsletters

Monat für Monat erscheint der QMB Infobrief an dieser Stelle. So können Sie sich einen Eindruck verschaffen, was Sie im Newsletter erwartet.

Im Newsletter lesen Sie außerdem:

  • Internet- und Literaturtipps
  • Veranstaltungshinweise
  • Webinarhinweise – Termine und Themen der Online-Akademie
  • Ankündigung des nächsten Themas

Abonnieren Sie den QMB Infobrief und verpassen Sie keine Ausgabe.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.