Nr. 35 | Auditbericht schreiben – inkl. Download

QMB Infobrief Auditberichte sind Grundlagen für Entscheidungen

Die oberste Leitung soll im Rahmen der Managementbewertung zu Auditergebnissen eine Entscheidung fällen. Im Umkehrschluss muss der Auditbericht also aussagekräftig sein.
Der Auditbericht ist keine detaillierte Beschreibung eines Auditverlaufs und auch keine Zusammenfassung von Gesprächen. Es geht um Resultate.

Die Aufgabe eines Auditors besteht darin, Feststellungen zu dokumentieren.

Ein Auditbericht muss mehrere Zwecke erfüllen und hat im Grunde drei Empfänger:

  • oberste Leitung
  • Führungskräfte und Prozesseigner
  • Zertifizierungsauditor

Alle drei haben unterschiedliche Erwartungshaltungen.

Management Summary

Die unterschiedlichen Erwartungen lassen sich in nur einem Bericht erfassen. Dazu finden Sie eine entsprechende Vorlage im Download.

Management Summary

Die oberste Leitung wird nicht den detaillierten Bereich des Berichtes studieren, der sich mit jedem einzelnen Normenkapitel beschäftigt. Sie möchte wissen, wo Handlungsbedarf ist und wie die Einschätzung lautet.
Dementsprechend startet der Auditbericht mit einer Management Summary. Diese sollte kurz und aussagekräftig sein. Als sehr hilfreich hat sich die Verwendung des Ampelsystems erwiesen.

Ampelsystem zeigt Dringlichkeit an

Letztlich wird die oberste Leitung eine Entscheidung fällen und die Umsetzung in die Prozessen oder Bereiche delegieren. Das Ampelsystem signalisiert folgendes:

  • rot: Absprachen, Regelungen, Entscheidungen fehlen
    oberste Leitung, Führungskräfte und/oder Prozesseigner müssen Absprachen treffen und Entscheidungen fällen
    Die Stufe rot steht mit einer fehlenden Erfüllung einer Normenanforderung in Verbindung. Deshalb lautet die Bezeichnung „verhindernd“ (verhindert das Erreichen der Zertifizierung).
  • gelb: Prozesse müssen geregelt werden
    Grundsätzlich ist der Prozess also vorhanden, jedoch fehler-/lückenhaft. Die Einstufung lautet daher auch „kritisch„. Sie muss vor einer Zertifizierung bearbeitet werden.
  • grün: Empfehlungen und Hinweise
    Der Prozess ist geregelt und wird praktiziert. Eventuell gibt es Verbesserungen (Verbesserung als Feststellung notieren).

Die Farbgebung im Bereich Feststellung (Kapitel 3 der Vorlage) zeigt die Einstufung an.

Was rot markiert ist, muss in der Management Summary kurz dargestellt werden.

Sie wissen nicht, ob Sie etwas gelb oder rot markieren sollen? Dann gilt eine einfache Formel:

Entscheidung der obersten Leitung notwendig = rot

durch Funktionsbereiche ohne oberste Leitung zu erledigen = gelb

Gelb ist keine neutrale Position zwischen gut und schlecht, auch wenn es die goldene Mitte zu sein scheint. Es ist nach wie vor eine kritische Einstufung.

Maßnahmen bearbeiten

Zuständig für das Bearbeiten der Maßnahmen sind Führungskräfte und Prozesseigner. In der Praxis sieht es so aus:

Die Geschäftsführung liest die Management Summary und erfährt auf diesem Weg von den dringenden Entscheidungen. Beim Blick in die Feststellungen orientiert sie sich an den Prozessen (eigene Prozessbezeichnung – Normenkapitel sagen ihr schlichtweg nichts!). Daher findet sie in der Übersicht der Feststellungen (Kapitel 3) die Prozesse, erkennt darin die Dringlichkeit des Handlungsbedarfs anhand der Farbe und bespricht die Situation ggf. mit den Verantwortlichen. Jetzt geht die Aufgabe an den Verantwortlichen über.
Pro Bereich kann es alle Farben geben.

Der Verantwortliche kann mit der zusammenfassenden Darstellung nicht so viel anfangen, daher braucht er die Detailübersicht aus „Feststellungen und Empfehlungen“. Diese Tabelle lässt sich auch in eine Excel-Datei kopieren und in eine ToDo-Liste umwandeln. Also QMB können Sie somit jeden einzelnen Bereich mit einer ToDo-Liste versorgen.

Termine im Audit festsetzen?

Aus Zertifizierungsaudits kennen Sie die Vorgehensweise, dass der Auditor die Frist zur Behebung der Abweichung setzt. Bei einem internen Audit ist das nicht immer möglich. Das interne Audit soll zwar mit einem angemessenen Druck für Abarbeitung sorgen, jedoch keine utopischen Fristen setzen.

Sie können die Spaltenbenennung „Empfehlung“ auch durch das Wort „Bemerkung“ ergänzen. Halten Sie an dieser Stelle fest, was im Auditgespräch beschlossen wurde:

  • „wird bis zum 2.3. erledigt“
  • „ist in Bearbeitung und wird bis zum Zertifizierungsaudit fertiggestellt sein“
  • „muss mit Prozess xx abgesprochen werden“
  • „Unklarheiten der Schnittstelle mit xx wird bis zum xx behoben“

Formalität für Zertifizierungsaudit

Das interne Audit ist laut ISO 9001 eine Pflicht des Unternehmens. Damit ein Zertifizierungsauditor feststellen kann, ob diese Pflicht erfüllt ist, lässt er sich den Bericht zeigen.

Bis jetzt ist der Bericht eine interne Handlungsgrundlage. Wenn Sie nun bis zum Zertifizierungsaudit mehrmals einen Bereich intern auditieren, wird die Liste der Feststellungen zum einen immer grüner und zum anderen immer kürzer. Die auditierten Bereiche, die positiv bewertet wurden sind nicht (mehr) aufgeführt.

Im Zertifizierungsaudit muss festgestellt werden können, dass Sie alle Anforderungen an das System überwacht haben. Dazu nutzen Sie Kapitel 4 der Vorlage: Übersicht Feststellungen gemäß ISO 9001:2015.

Darin finden Sie die Überschriften der ISO 9001. Bitte ergänzen Sie hier nur noch die rechte Spalte. Die Positionen, die in Kapitel 3 „Feststellungen und Empfehlungen“ aufgeführt sind (egal, welche Farbe!), vermerken Sie hier zeilenweise. In den verbleibenden leeren Feldern notieren Sie bitte unbedingt „keine Feststellung„.

Jetzt weiß der Auditor, dass Sie diesen Bereich auditiert haben.

Keine Feststellung – Wirklich keine?

Ein Audit ist eine Stichprobe. Sie können nicht 100% aller Tätigkeiten auditieren. Seien Sie daher bitte nicht päpstlicher als der Papst. Bohren Sie nicht, bis Sie „was gefunden haben“, sondern stellen Sie auch mal fest, dass es gerade nichts festzustellen gibt.

 

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