Nr. 29 | Planung des QM-Systems

QMB Infobrief PDCA im System

Die ISO 9001 ist prozessorientierter als in der 2008er Fassung und zeigt das auch in der Struktur. Das Kapitel Planung (bisher als Unterkapitel geführt) wird aufgewertet, indem es nun eine eigene Hauptanforderung darstellt. Damit wird sie dem PDCA-Kreislauf gerecht.

Das Thema ist somit nicht neu. Qualitätsplanung bezieht sich nicht nur auf die Produktion oder Dienstleistung, sondern insbesondere auch auf das QM-System selbst. Das scheint manchmal unter zu gehen.

Was Sie beachten sollten

Die Einführung eines QM-Systems sollte auf jeden Fall folgende Planungsschritte enthalten:

  1. Projektplanung mit der Geschäftsführung
    Welche Vorstellungen existieren (Zertifizierung, Terminierung, Vorgaben etc.)? An der Stelle sollte auch über ein Budget gesprochen werden (Kosten der Zertifizierung, Kosten für Beratung und Schulung und sonstigem).
  2. evtl. Beratung in Anspruch nehmen
    Zuvor sollten Sie dringend überlegen, was Sie von einem Berater wissen bzw. als Dienstleistung in Anspruch nehmen möchten.
  3. Festlegen von Strategien und Politik, falls dies nicht schon geschehen ist.
    Dieser Schritt ist ggf. kulturbildend.
  4. Schulung des Führungskreises bzgl. Qualitäts- und Prozessmanagement
    Ziel ist das gemeinsame Verständnis von Fachbegriffen und Prozessorientierung
  5. Schulung von Prozessverantwortlichen
    Diese Schulung kann mit dem vorherigen Punkt gleichzeitig erfolgen (gleiches Ziel).
  6. Vermitteln von Politik und Zielen top down
    Es ist wichtig, dass die Geschäftsführung und die Führungskräfte Sinn und Ziel der Einführung eines QM-Systems vermitteln. Dabei sollte nicht die Zertifizierung der Grund Nummer 1 sein, sondern der Nutzen für das Unternehmen.
  7. Erarbeiten der Prozesse innerhalb der Teams
    In der Regel ist dies ein abteilungsinternes Arbeiten.
  8. Abstimmung mit vor- und nachgelagerten Prozessen
    Die Teams sollten sich regelmäßig austauschen und ihre Arbeit aufeinander abstimmen. Das ist der erste Schritt zur Prozessoptimierung.
  9. Dokumentation der Prozesse entsteht parallel zur Prozesserarbeitung
    Ein gemeinsames Layout sollte frühzeitig abgestimmt, freigegeben und zur Verfügung gestellt werden.
  10. Dokumentenreviews und interne Audits
    Überprüfen Sie auf der übergeordneten Ebene das Voranschreiten des Projektes. Dies kann auch durch den Berater gemacht werden. Dadurch erhält die Terminierung der Arbeit noch einmal eine andere Verbindlichkeit. Die Kosten hierfür sollten bereits berücksichtigt sein.
  11. Managementbewertung der Geschäftsführung
    Mittlerweile ist ein gewaltiger Zeitraum vergangen (ca. 9-12 Monate) und Sie leben bereits Ihr QM-System, auch wenn es sich noch im Aufbau befindet. Die Geschäftsführung sollte das Voranschreiten und auch den Geschäftsalltag (Prozesse, Produkte usw.) bewerten und Entscheidungen treffen. Besonders für die Zertifizierung ist dieser Schritt wichtig.
  12. Entscheidung für den Zertifizierungstermin
    Bereits nach Abschluss von Schritt 11 können Sie überlegen, wann Sie die Zertifizierung nun durchführen möchten. Ein Berater kann Ihnen bei der Entscheidung helfen.
    Spätestens jetzt ist es an der Zeit eine Zertifizierungsgesellschaft auszuwählen (Datenbank der Deutschen Akkreditierungsstelle). Diese Entscheidung kann zu einem x-beliebigen Zeitpunkt zuvor gefällt sein (oftmals schon vor Projektstart).

Planung nach der Zertifizierung

So wie der PDCA ein Kreislauf eine Endlosschleife ist, sondern immer wieder von Vorne startet, so ist auch die Qualitätsplanung zu sehen. Planung des QM-Systems und der Geschäftsprozesse lassen sich nun nicht mehr voneinander trennen. Das Einführungsprojekt ist abgeschlossen und das System unterliegt jetzt der ständigen Verbesserung. Beachten Sie bei der Planung immer wieder:

  • Zuständigkeiten
    Jedem Mitarbeiter muss seine Aufgabe im QM-System klar sein (nicht nur dem QMB). Führungskräfte sind ebenfalls Mitarbeiter.
  • Maßnahmen
    Maßnahmen sind nichts anderes als kleine Projekte. Sie dürfen in der Priorisierung der Alltagsaufgaben nicht untergehen.
  • Budgetierung
    Es fallen Kosten an. Zum einen für die Zertifizierung, aber auch ggf. für Maßnahmen.
  • Umsetzung von Planung mit Zielen
    Die Formulierung von Zielen spielt eine wesentliche Rolle. Sie müssen heruntergebrochen werden. Empfehlenswert ist der Einsatz von Projektplänen oder Zielprogrammen.

Tipp QMB InfobriefQMB InfobriefLiteratur- bzw. Internettipp

Die neue ISO 9001 kommt und auf einer neuen Website des Beuth-Verlages können Sie den Countdown mitzählen: www.erfolg-durch-qualitaet.de.

Es gibt viele Informationen und Veröffentlichungen rundum die Revision. Da fällt es manchmal schwer, eine Quelle als zuverlässig zu identifizieren. Es werden viele Informationen bereitgestellt und ein breites Spektrum (Downloads, Webinare etc.) zur Verfügung gestellt.

 

QMB InfobriefKleingedrucktes

(c) Elke Meurer, August 2015

Verantwortlich für den Inhalt ist Elke Meurer. Sie dürfen den QMB Infobrief weiterleiten oder daraus zitieren (der Link des QMB Infobriefes entspricht der Quellenangabe).

Wenn im QMB Infobrief Links auf externe Seiten eingesetzt sind, so sind diese sorgfältig ausgewählt. Für die Aktualität dieser Links kann ich jedoch nicht garantieren.

 

QMB InfobriefDanke

Die Zeichnung „Tipp“ stammt von Bianca Simon alias Helene. Infos zur Grafikerin:  www.bianca-simon.com.

 

QMB InfobriefDer QMB Infobrief im September

Kommunikation ist alles. Ein Satz, der häufig fällt. Jetzt heißt es: Kommunikationsplan erstellen, denn die Norm hat ihre bisherigen Anforderungen umformuliert. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Newsletter.

Der nächste QMB Infobrief erscheint am  18. September 2015.

Der QMB Infobrief wird an jedem 3. Freitag im Monat an seine Abonnenten verschickt. Auf der Website www.der-qmb.info finden Sie jederzeit hilfreiche Downloads.

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