Nr. 27+28 | Verantwortung der Leitung

QMB Infobrief Liebe Leserinnen und Leser,

wie doch die Zeit vergeht: das halbe Jahr ist rum und heute erscheint schon die zweite Doppelausgabe des QMB Infobriefes.

Ich freue mich, dass ich für die heutige Ausgabe inhaltliche Unterstützung von Steffen Jung von der Firma Braintool bekomme. Er greift das Thema Zeitmanagement in QM-Projekten auf.
Seinen ersten Schritt bei Zeitverzögerungen in Projekten („nur nicht nervös werden“), ist im Moment oberstes Gebot bei der Überarbeitung der ISO 9001. Es gibt scheinbar genauso viele Hinweise zu Verschiebung des Veröffentlichungstermins wie anderslautende Dementi. Bewahren wir also Ruhe bis Gewissheit eintritt.
Eine Gewissheit haben wir jetzt schon: Die Verantwortung der Leitung wird steigen. Daher ist dies der Schwerpunkt des QMB Infobriefes.

Ich wünsche Ihnen eine schöne Sommerzeit und erholsamen Urlaub.

Beste Grüße

Ihre

Elke Meurer

 

Qualität ist Chefsache

Eigentlich ist es doch ein alter Hut: Die Verantwortung für QM liegt bei der obersten Leitung. So steht es seit dem Jahr 2000 in der ISO 9001. Offensichtlich ist es noch nicht deutlich genug, denn allzu oft gibt es kuriose Situationen, die ich gar nicht vertiefen möchte. Ich halte es für erwähnenswert, dass es die Befürworter eines QM-Systems in den Geschäftsführungen gibt.
Schon recht früh wurde in der Phase der Normenüberarbeitung bekannt, dass der QMB nicht mehr von der ISO 9001 gefordert wird (mein Blogbeitrag aus 2013).
Inzwischen ist aufgrund der Entwurfsfassung bekannt, inwieweit sich Anforderungen an die oberste Leitung weiterentwickeln werden.

Anforderungen an die oberste Leitung

Manches bleibt beständig, so zum Beispiel die bewährte Managementbewertung. Künftig muss die oberste Leitung auch die Risiken und Chancen bei der Bewertung berücksichtigen. Der Status von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen fällt dafür weg.

Eine neue Anforderung ist, das QM-System stärker in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Damit wird QM als Führungsinstrument bestärkt und ist mit allen Geschäftsprozessen verbunden. Eine Trennung von Geschäfts- und QM-Prozessen ist nicht gewünscht.

Das QM-System muss seine beabsichtigten Ergebnisse erreichen. Dazu braucht es zunächst einmal Ziele, die mit den Geschäftsprozessen verbunden sind. Das Bestehen der Zertifizierung lässt sich aus meiner Sicht nur schwer als Ziel aufrechterhalten. Für eine Erstzertifizierung mag man dies gelten lassen können, da mit dem Aufbau des QM-Systems viel Arbeit geleistet werden muss. Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung: Neue Ergebnisse müssen angestrebt werden, die der Verbesserung dienen. Künftig wird es aus meiner sich hier einen Fokus auf QM-Projekte (oder -Maßnahmen) geben.

Für das QM-System müssen erforderliche Ressourcen bereitgestellt werden. Diese Anforderung ist vielseitig auslegbar: einerseits handelt es sich um Personal (und dessen Fortbildung), das bestimmte Aufgaben übernehmen soll, andererseits um Apparaturen, Software oder Rahmenbedingungen, die als relevant eingestuft wird.

Die ISO 9001 betont noch einmal die Prozessorientierung, indem sie auch von der obersten Leitung fordert, „Bewusstsein über den prozessorientierten Ansatz“ zu fördern. Die Anforderung ist konsequent, da Prozessmanagement an Bedeutung zunimmt.

 

Foto (c) Stephanie Hofschlaeger | pixelio.de

 


QM-Maßnahmen sicherstellen – 8 Schritte, die Sie unternehmen sollten, wenn Ihr Projekt im Zeitplan nicht mitkommt

steffen-jung-passfoto-businessGastbeitrag von Steffen Jung

Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor bei QM und stellt somit die erfolgreiche Umsetzung von Projekten sicher. Damit ein Projekt zeitnah umgesetzt werden kann, sollten die Prioritäten im Zeitmanagement korrekt ausgearbeitet und umgesetzt werden. Für die Steuerung von Projekten ist ein Zeitplan ein absolutes Muss. Sind diese Punkte nicht gewährleistet oder treten Zusatzfaktoren, die nicht im eigenen Einflussbereich liegen und zu Verzögerungen führen, muss gegengesteuert werden.

Vorsorge stellt Qualität sicher

Bei jedem Projekt können theoretisch unerwartete Komponenten auftreten. In der Vorbereitung hilft es, eine realistische Planung vorzunehmen, eventuell unter Einbeziehung relevanter Mitarbeiter mit konkreter fachlicher Expertise. Welche Schritte sind vor-, welche nachrangig? Wie lange dauert die einzelne Umsetzung. Wss passiert, wenn sich an einer Stelle eine Verzögerung einstellt? Meilensteine, also Ereignisse, die für das Projekt eine besondere Wichtigkeit haben (z.B. eine Zwischenabnahme) oder Pufferzeiten sind für ein gutes Projekt unabdingbar. Schliesslich kann man nicht zu 100 % auf alles Einfluss nehmen (z.B. auf Krankheitsfälle oder Lieferengpässe), sollte aber in jedem Fall ein qualitatives und zeitnahes Ergebnis abliefern. Während eines Projektes, das qualitativ gut geführt wird, sollte immer wieder geprüft werden, ob die gesetzten Ziele und Meilensteine zeitnah erreicht werden und erreicht werden können. Ist dies nicht der Fall, so können in der Praxis die folgenden Tipps helfen.

Tipps zum Gegensteuern

  1. Nicht nervös werden und sachlich prüfen, mit welchen Maßnahmen gegengesteuert werden kann

Es kann immer und jedem passieren, dass etwas von der Planung abweicht. Davon sollte man sich nicht aus der Ruhe bringen lassen. Worauf es in einer solchen Situation ankommt ist ein klarer Kopf und die Umsetzung eines Notfallplans nach genauer Analyse.

  1. Teammitglieder bei der Erarbeitung der Lösung mit einbeziehen

Die Teammitglieder haben eine gute Expertise und kennen die Details. Wenn es hakt, können sie oftmals gut abschätzen, woran es liegt. Im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit können so wichtige Faktoren Beachtung finden. Zudem stärkt es die Zusammenarbeit und spätere Umsetzung, wenn alle an einem Strang ziehen.

  1. Termine bei externen Anbietern rückbestätigen

Können wichtige Termine externer Anbieter eingehalten werden? Insbesondere bei Vorgängen, die erforderlich sind, damit der nächste Schritt angegangen werden kann, könnte eine weitere Verzögerung große Probleme bedeuten.

  1. Vorgesetzte und eventuell andere beteiligte Personen sachlich informieren und Lösungen aufzeigen

Gute Kommunikation ist das A und O. Wenn größere Verzögerungen drohen, sollte der Vorgesetzte unbedingt sachlich in Kenntnis gesetzt werden. Auch sind im Rahmen einer guten Kommunikation beteiligte Mitarbeiter und eventuell bei großen Verzögerungen auch die Stakeholder nicht zu vergessen. Ein mitgelieferter Lösungsansatz ist hier sicher hilfreich.

  1. Priorisierung vornehmen und Deadlines setzen

Prioritäten, die sich auf einer sachlichen Analyse begründen, sollten zielgerichtet umgesetzt werden. Maßnahmen, die das Projekt wieder auf Spur bringen und solche, die unbedingt für den Projekterfolg wichtig sind, stehen dabei im Vordergrund. Um Deadlines sicherzustellen, sollten nicht abgelieferte Vorgänge eingefordert werden.

  1. Falls erforderlich rechtzeitig Mehrbedarf an Personal im Unternehmen einfordern

Es kann durchaus sein, dass personell verstärkt werden muss, um die eigenen Ziele zu erreichen. In der Umsetzung ist hier ein ausreichender Vorlauf zu berücksichtigen, da das Personal unter Umständen erst genehmigt werden muss. Oftmals ist auch die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen.

  1. Für Risiken zeitliche Puffer einplanen

Bestehen Risiken für bestimmte Vorgänge, sollte zur Sicherstellung der Zielerreichung ausreichende Puffer eingeplant werden, um diese abzufedern. Vorausgehend ist eine Analyse des entsprechenden Risikos erforderlich.

  1. Auf saubere Dokumentation achten

Eine saubere Dokumentation des Status des Projektes und bekannter zukünftiger Entwicklungen erleichtert die Steuerung des Projektes.

PM Software gibt einen guten Überblick

Das Zeitmanagement mit einer PM-Software wie A-Plan ermöglicht intuitiv und komfortabel, Aufwände und Ressourcen detailliert zu erfassen und somit auf Grundlage der vorhandenen Informationen Projekte zu steuern und zu optimieren. Wurden die Daten mit einer PM Software erfasst, liegen projektbezogene Daten jederzeit und übersichtlich vor. Anhand der guten und oftmals schnellen Übersicht können Projekte effektiv gesteuert werden (z.B. Überstundenreduzierung, Minimierung von Fehl- und Leerlaufzeiten). Auf sich ändernde Vorgänge kann flexibel und transparent reagiert werden (z.B. aufgrund einer getrennten Erfassung von unterschiedlichen Arbeitsschritten oder Tätigkeiten) und das System zeigt die Auswirkungen in Abhängigkeit der einzelnen Aufgaben.Mit Hilfe der PM Software bieten sich Möglichkeiten der optimalen Planung (z.B. automatische Übertragung aller erfassten Daten in die unternehmerische Kalkulation) und die Erstellung von präzisen Analysen.

Der Autor
Steffen Jung ist Leiter Marketing bei braintool software GmbH, www.braintool.com, Anbieter von Projektmanagement Software. Er verfügt über umfangreiche Berufspraxis in den Bereichen Projektmanagement, Zeitmanagement, Software und E-Commerce. braintool bietet mit A-Plan ein PM-Tool, welches im Hinblick auf anwenderfreundliche und für den Nutzer praxistaugliche Aspekte entwickelt wurde.

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Tipp QMB Infobrief

Literatur- bzw. Internettipp

Wenn man an die oberste Leitung denkt, kommt ganz schnell die thematische Verbindung zu Führungsaufgaben und Motivation von Mitarbeitern.

Dazu gibt es folgenden Text im Internet: „So kurbeln Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter wieder an: 8 Führungsaufgaben, die Sie beherzigen sollten„.

Wenn Sie zu dem Thema schon alles gelesen haben, was es so gibt, schauen sie sich vielleicht nach anderen Themen auf der Website www.business-netz.com um.

 

Kleingedrucktes

(c) Elke Meurer, Juni 2015

Verantwortlich für den Inhalt ist Elke Meurer. Sie dürfen den QMB Infobrief weiterleiten oder daraus zitieren (der Link des QMB Infobriefes entspricht der Quellenangabe).

Wenn im QMB Infobrief Links auf externe Seiten eingesetzt sind, so sind diese sorgfältig ausgewählt. Für die Aktualität dieser Links kann ich jedoch nicht garantieren.

 

Danke

Die Zeichnung „Tipp“ stammt von Bianca Simon alias Helene. Infos zur Grafikerin:  www.bianca-simon.com.

 

Der QMB Infobrief im August

Wie planen Sie die Umsetzung von Qualitäts- bzw. Unternehmenszielen? Die Planung des QM-Systems wird in Zukunft genauer betrachtet werden. Wie Sie hier vorgehen können ist Thema der August-Ausgabe.

Der nächste QMB Infobrief erscheint am  21. August 2015.

Der QMB Infobrief wird an jedem 3. Freitag im Monat an seine Abonnenten verschickt. Auf der Website www.der-qmb.info finden Sie jederzeit hilfreiche Downloads.

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