QMB Infobrief Nr. 8 | Auditprogramm mit Download

Guten Tag liebe Leserinnen und Leser,

passend zum Thema Auditprogramm vermelde ich an dieser Stelle eine Abweichung: der QMB Infobrief erscheint mit einem Tag Verspätung. Ich hoffe jedoch, dass die Abweichung unkritisch ist.

Zu den Informationen gehört die Datei „Auditprogramm“, die Sie auf www.der-qmb.info/downloads finden. Sie dürfen die Datei kostenlos herunterladen und verändern.

Viel Erfolg bei der Planung! Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende.

Beste Grüße

Ihre Elke Meurer

QMB Infobrief DownloadAuditprogramm: Jahresübersicht für alle Audits

Die Situation ist keine Seltenheit: Das QMS wächst mit seinen Aufgaben, und so auch der jährliche Auditaufwand. Weitere Managementsysteme kommen hinzu und der QMB braucht Werkzeuge zur Arbeitserleichterung. Im Download steht Ihnen eine Datei zur Verfügung, die Ihnen die Übersicht erleichtert.

Das Auditprogramm dient nicht nur zur Planung, sondern auch als Controlling-Instrument. Es ist Ihr Cockpit in Dateiform. Aus dieser Datei heraus verlinken Sie zu Formularen und den jeweiligen Auditberichten.

 

Planung mit Hilfe des Auditprogramms

In der Datei werden alle Audits nummeriert. Das erleichtert vor allem die Absprache und die Zusammenarbeit mit Kollegen, die ebenfalls mit organisatorischen Aufgaben beauftragt sind.

  1. Bereich: Tragen Sie ein, welche Abteilung, Niederlassung oder welches Werk auditiert werden soll
  2. Auditart: Benennen Sie das Audit so exakt wie möglich bzw. fassen Sie Produkt- und Dienstleistungsaudits aussagekräftig zusammen (Zielvorgabe aller Audits beachten)
  3. Auditmethode: Ob die Audits als Interview oder durch Beobachtung durchgeführt werden hat Einfluss auf die Organisation (Bedarf an Personal, technischen Möglichkeiten etc.). Daher ist der Hinweis für Ihre organisatorische Planung an dieser Stelle wichtig.
  4. Intervall: Dies erleichtert Ihnen die Planung des nächsten Auditzyklus, da Sie sich auf diese Angaben leicht beziehen können. Sie können Informationen wie „jährlich“ oder „vor dem 1. April“ eintragen.
  5. Leitender Auditor: Für die Grobplanung reicht zunächst der Hinweis, wer das jeweilige Audit verantwortlich leitet (Leitender Auditor). Er ist gleichzeitig der Empfänger des Auditauftrags, weshalb Sie hier seinen Namen festhalten.
  6. Weitere Ressourcen: Für ein Audit werden oftmals weitere Ressourcen benötigt: weitere Auditoren, Begleitpersonen, Fachexperten usw. Um den nötigen Personalstamm organisieren zu können, sollten Sie hier notwendige Informationen festhalten.
  7. Auditauftrag: Der Auditor sollte seinen Auftrag schriftlich bekommen – nicht aus Misstrauen, sondern damit alle für das Audit notwendigen Informationen beisammen sind. Diesen Auftrag erstellen Sie in einer separaten Datei und verlinken sie in dieser Spalte. So können Sie jederzeit aus dem Cockpit heraus die Datei aufrufen.
  8. Kalendereintrag: Das Tagesdatum für den Termin tragen Sie in die entsprechende Monatsspalte ein. Mehrtägige Audits sollten Sie entsprechend angeben, z.B. „12.–14.“ in einem Monat. Somit wird die Auditdauer von drei Tagen deutlich. Die spaltenweise Verteilung der Monate gibt Ihnen einen guten Überblick über die Aufwandsdichte.

Mit diesen acht Schritten haben Sie Ihre Jahresübersicht fertig. Dieser Bereich ist in der Datei grün hinterlegt.

Controlling mit dem Auditprogramm

Nach der Planung heißt es Übersicht bei der Umsetzung bewahren. Dazu können Sie die gleiche Datei nutzen und entsprechende Informationen zusammentragen:

  • Bericht (Abgabetermin und Link zur Datei): Notieren Sie hier den Abgabetermin des Auditberichtes und wenn Sie ihn (als Datei) erhalten haben, können Sie sie auch verlinken.
  • Abweichungen: Die Abweichungen stehen im Auditbericht und verlangen nach Maßnahmen. Aber warum extra die Datei öffnen, wenn Sie doch hier schon stichwortartig die Abweichungen notieren.
  • Maßnahmen: Entsprechend zu den Abweichungen können Sie hier die wesentlichen Maßnahmen festhalten.
  • Kontrolle der Wirksamkeit: Mittlerweile vermischen sich Planung und Controlling, denn die Maßnahmen müssen geplant und überwacht werden. Dazu sind diese beiden Spalten vorgesehen.

Auditoren: Zum Verbesserungsprozess gehört unbedingt eine Feedbackkultur. Zwischen dem QMB und den Auditoren sollten rückblickende Gespräche stattfinden. Thematisieren Sie dabei die Einschätzung des Auditors zum Auditverlauf, Rückmeldung zur Planung und Feedback aus den auditierten Bereichen.

Tipp QMB Infobrief

Tipp QMB Infobrief

Anforderungen der ISO 9001 zum Auditprogramm

Auditprogramm ist ein Begriff der ISO 9000. In Organisationen wird häufig das Wort Jahresplanung benutzt. Welcher Begriff letztlich in der Überschrift steht, ist Argumentationssache.

„Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind.

ANMERKUNG: Ein Auditprogramm enthält alle Tätigkeiten, die für Planen, Organisieren und Durchführen der Audits erforderlich sind.“

Die Anmerkung deutet das Gesamtspektrum des Auditprogramms an. Es ist nicht nur ein Terminplan aller Audits eines Jahres. Den könnten Sie auch in einem Kalender verwalten. Es ist ein Planungsinstrument, das einen Bezug zu vergangenen Audits, Auditberichten und getroffenen Maßnahmen herstellt. Genau das fordert die ISO 9001.

 

Foto (c) GG-Berlin | pixelio.de

Die nächste Ausgabe

Motivation wird auch in der grauen Jahreszeit groß geschrieben und soll deshalb Schwerpunkt des nächsten QMB Infobriefes sein.

Der QMB Infobrief erscheint am 10. jedes Monats.

 

Kleingedrucktes

QMB Infobrief Nr. 8 erschienen am 11. Oktober 2013

(c) Elke Meurer, Oktober 2013

Verantwortlich für den Inhalt ist Elke Meurer. Sie dürfen den QMB Infobrief jederzeit weiterleiten oder daraus zitieren (der Link des QMB Infobriefes entspricht der Quellenangabe).

Wenn im QMB Infobrief Links auf externe Seiten eingesetzt sind, so sind diese sorgfältig ausgewählt. Für die Aktualität dieser Links kann ich jedoch nicht garantieren.

Auf der Website www.der-qmb.info können Sie alle Ausgaben abrufen.

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